+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

С отметкой эпк что такое

Номенклатура дел в конце года. Делаем все правильно

С отметкой эпк что такое

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно.

Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года.

Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.

Как правильно составить номенклатуру дел>>

Как утвердить номенклатуру дел на следующий год?

Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов:

  1. Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах,которые подлежат исключению из номенклатуры.

  2. Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений.

  3. Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных.

  4. Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.

  5. Согласование проекта номенклатуры с отделами.

  6. Согласование новой номенклатуры с экспертной комиссией.

  7. Утверждение новой номенклатуры у руководителя организации.

Утвердить новую номенклатуру можно приказом по основной деятельности либо грифом утверждения документа. Приказ следует издать, если вам нужно дать конкретные поручения исполнителям, установить сроки.

Также приказ необходим, в случае введения новой номенклатуры дел не в начале года. Это может быть связано с изменением структуры организации, доведением новой номенклатуры из вышестоящей организации.

В остальных случаях новая номенклатура дел, которая вводится в действие с 1 января следующего года, утверждается грифом.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Свобода»

Красавин C. А. Красавин

23 декабря 2016 г.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел>>

Как закрыть старую номенклатур дел?

После утверждения новой номенклатуры закрываем старую. В графе «количество дел» вписываем собственноручно количество заведенных дел в течение этого года. Затем мы заполняем итоговую запись о количестве сформировавшихся дел за год. Для этого подсчитываем дела постоянного и временного срока хранения.

В отдельную графу вписываем переходящие дела и дела с отметкой ЭПК или ЭК. Переходящие дела будут дополняться и в следующем году, поэтому их индекс в новой номенклатуре останется прежним. Это могут быть незаконченные судебные дела, переписки с организациями, дела с организационными документами отдела — положение об отделе, должностные инструкции работников отдела.

Отметка ЭПК означает их согласование с экспертно-проверочной комиссией для организаций, являющихся источником комплектования государственного архива, или ЭК — экспертной комиссией для организаций, не являющихся источником комплектования государственного архива. На заседание комиссий выносятся особо значимые дела для организации, которым нужно увеличить срок хранения.

Подробнее об экспертизе ценности документов>>

Итоговая запись о категориях и количестве дел,заведенных в 2016 году в организации

По срокам храненияВсегоПереходящих С отметкой «ЭПК»
Постоянного4452
Временного (свыше 10 лет)5022
Временного (до 10 лет включительно)9043
ИТОГО:196143

Подписывает итоговую запись делопроизводитель, ее составивший. Затем в начале года эти сведения нужно будет передать в архив — в государственный или архив организации.

С уважением, Инна

“,”author”:”Автор: Инна”,”date_published”:”2016-01-03T00:00:00.000Z”,”lead_image_url”:”https://2.bp.blogspot.com/-dAg3cCNI37U/WBiYQqwrZhI/AAAAAAAAD2g/d86QMGwMOTkIBJEEoob7GX004bU9Qr0hgCLcB/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D0%25BD%25D0%25BE%25D0%25BC%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25BA%25D0%25BB%25D0%25B0%25D1%2582%25D1%2583%25D1%2580%25D0%25B0%2B%25D0%25B4%25D0%25B5%25D0%25BB.jpg”,”dek”:null,”next_page_url”:null,”url”:”http://www.docdelo.ru/2016/11/nomenklature-del-v-konce-goda.html”,”domain”:”www.docdelo.ru”,”excerpt”:”Как правильно в конце года закрыть старую номенклатуру дел? Как утвердить номенклатуру дел на следующий год? Этапы утверждения номенклатуры дел, примеры итоговой записи на docdelo.ru.”,”word_count”:434,”direction”:”ltr”,”total_pages”:1,”rendered_pages”:1}

Зарабатывай деньги

С отметкой эпк что такое

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации.

Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи.

Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

  1. Положением о создании организации либо Уставом.
  2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
  3. Штатным расписанием на текущий год.
  4. Номенклатурой дел прошлых лет.
  5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
  6. Регистрационными формами учреждения.
  7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
  8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

  1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
  2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
  3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2019 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения.

Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны.

Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2019, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Наименование реквизита
ИндексЦифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.
НаименованиеЗаголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.
Количество единиц храненияОтражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.
Сроки храненияУказываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.
ПримечанияДополнительная информация, заполняется при необходимости.

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Сроки хранения

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

  • Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;

Сроки хранения кадровых документов

С отметкой эпк что такое

Здесь также не обойтись без плана работы: у ответственных за делопроизводство должно быть время для того, чтобы подготовить дела к сдаче, у ответственного за архив – для обработки поступающих документов и помощи коллегам из других отделов (Пример 2). Обратите внимание Сроки в планах лучше указывать периодами (см.

Примеры 1 и 2), чтобы не допустить их срыва, если кому-то из членов экспертной комиссии понадобится срочно заняться своей основной работой.

Планы проведения экспертизы ценности документов и передачи документов в архив согласовываются со всеми заинтересованными должностными лицами и утверждаются руководителем либо тем топ-менеджером, в ведении которого находятся процессы делопроизводства.

С отметкой эпк что такое

Инфо

Читайте по теме в электронном журнале Какие виды перечней помогут установить сроки Справка Выделяют типовые и ведомственные перечни документов. Первые содержат деловые бумаги, создаваемые во всех организациях. Вторые – деловые бумаги, в которых отражаются специфические функции отраслевых предприятий.

Внимание

Типовые перечни Основной перечень при определении СХ — Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень типовых управленческих документов № 558). Он содержит список деловых бумаг, образующихся в ходе документирования основных управленческих функций предприятий. Этот список применяют, когда составляют НД в компании, а также при отборе бумаг на хранение или уничтожение в ходе работы экспертной комиссии.

В таких случаях СХ берется как приблизительный, уточняется с юристами и только потом утверждается экспертной комиссией. Справка Перечни удобны в работе с документами.

Делопроизводство в первые месяцы рабочего года

Это значит, что часть такой документации может иметь научно-историческое значение и в предписанном порядке должна быть передана в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Эта отметка применяется в организациях всех форм собственности, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Кроме того, негосударственные организации сами могут осуществлять постоянное хранение своих документов.

Снятие отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня. В соответствии с п. 3.1 Указаний по применению Перечня для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение необходимо создание экспертной комиссии.

Составляем номенклатуру дел на следующий год

Важно

Логично, что при судебных разбирательствах и налоговых проверках данный вид документации может понадобиться для защиты интересов компании. Дебиторскую задолженность списывают только через 10 лет, а налоговую проверку проводят за 3 прошедших года. Получается, что СХ деловых бумаг вырастает до 13 лет.

Суды считают обоснованным требование налоговой инспекции о предоставлении документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, даже если срок хранения таких документов истек. Получается, что если фирма не предоставит соответствующие документы, ей придется доначислить налог на прибыль, оплатить задолженность, а вместе с ней штрафы и пени за несвоевременную уплату налога.

Эпк в номенклатуре дел это расшифровка

Приведем примеры итоговых записей в разных журналах регистрации, начиная с самой простой в Журнале регистрации входящих документов и заканчивая развернутой в Журнале регистрации почтовых отправлений. Вариант 1: Итого: 53 276 входящих документов.

Вариант 2: Итого зарегистрировано: 4789 распорядительных документов, из них:приказов по основной деятельности – 1753;распоряжений – 3036.

Вариант 3: Итого зарегистрировано 32 864 почтовых отправления, из них: отправлено «Почтой России» (ПР) – 29562; отправлено экспресс-почтой (ЭП) – 3302.

Количество возвратов отправлений – 129 (118 – ПР, 11 – ЭП), из них по причине: неявки адресата – 15 (все ПР); неверного указания адреса – 114 (99 – ПР, 15 – ЭП). Пропало без объяснения причин 16 отправлений (15 – ПР, 1 – ЭП). Итоговая запись должна учитывать все важные показатели количественного учета документов.

Статьи номенклатуры дел: порядок в документах

Обратите внимание Подсчитывать следует дела, а не единицы хранения, указанные до этого в номенклатуре дел. Заполнение последней графы итоговой записи номенклатуры дел, содержащей количество дел «с отметкой ЭПК», обычно вызывает вопросы, хотя ничего сложного в этом нет. Загадочная «ЭПК» расшифровывается как «экспертно-проверочная комиссия».

Если организация является источником комплектования государственного архива, то эта комиссия работает при архиве.

Если нет, то речь идет об известной любому ответственному за хранение документов лицу экспертной комиссии организации – группе компетентных сотрудников, которые принимают решение об уничтожении документов или продлении срока их хранения после того, как истек срок, установленный нормативными документами.

Закон о сроках хранения кадровых документов

1. Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

Вопросы, связанные с организацией хранения кадровых документов, их комплектования, учета и использования, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В п. 1 ст. 17 Закона установлена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями.

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле).

2. Специальные законы

Для разъяснения специфики хранения кадровых документов, не обозначенных в общем Перечне, необходимо ознакомиться с перечнями ведомственных структур и примерных номенклатур дел.

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Данный Перечень, утвержденный Минкультуры России 25.08.2010, является основным нормативным документом, который используется для определения сроков хранения, включая сроки хранения кадровых документов. Он также необходим при отборе на уничтожение.

Документ состоит из 12 разделов, которые отражают основные направления деятельности организаций и включают документы, образующиеся при документировании типовых (одинаковых для большинства организаций) управленческих функций – вне зависимости от функциональной специфики компании, ее размера и формы собственности.

Наиболее общие наименования видов документов располагаются в Перечне по степени значимости вопросов. Статьи имеют единую сквозную нумерацию. В конце документа приводятся указания по применению Перечня.

Сроки хранения документов, указанные в Перечне, применимы ко всем организациям, независимо от того, поступают ли документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет. Но существует ряд различий.

Временные сроки хранения кадровых документов являются общими для всех организаций.

Постоянные сроки хранения используются теми государственными и муниципальными организациями, которые признаны источниками комплектования. Документы таких компаний поступают на хранение в архивы в установленном порядке.

Организации, не являющиеся источниками комплектования, хранят документы постоянного срока у себя, вплоть до момента ликвидации организации.

Некоторые документы (нормативно-правового и имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях независимо от формы собственности, если их документы не поступают в государственные или муниципальные архивы. Это обусловлено законодательством и пролонгированной практической значимостью этих документов.

Что значит пометка до минования надобности?

Эта отметка означает, что документ имеет только практическое значение. Поэтому срок его хранения определяется организацией самостоятельно. Однако он не может быть меньше одного года.

Что значит пометка ЭПК?

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия – в Перечне появляется у некоторых видов документов.

Это значит, что часть такой документации может иметь научно-историческое значение и в предписанном порядке должна быть передана в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Эта отметка применяется в организациях всех форм собственности, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Кроме того, негосударственные организации сами могут осуществлять постоянное хранение своих документов.

Снятие отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.

В соответствии с п. 3.1 Указаний по применению Перечня для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение необходимо создание экспертной комиссии.

В ее состав обычно входят наиболее квалифицированные специалисты из основных структурных отделов во главе с одним из руководящих работников компании.

Членом экспертной комиссии также становится представитель архивного учреждения (для организаций, являющиеся источниками комплектования) по предварительному согласованию с ним.

Совместно с архивной и делопроизводственной службой экспертные комиссии определяют порядок отбора документов на хранение и уничтожение, а также организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением. Экспертиза ценности – понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ (п. 16 ст. 3 Закона об архивном деле).

Можно ли сократить или увеличить сроки хранения?

Согласно п. 2.11 Указаний по применению Перечня, снижение установленных Перечнем сроков хранения запрещается. Увеличение сроков хранения кадровых документов возможно в тех случаях, когда это обусловлено специфическими особенностями деятельности организаций.

Можно ли в отдельных случаях уничтожать документы раньше истечения сроков хранения?

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные и муниципальные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность в установленном законом порядке (п. 3.11 Указаний по применению Перечня).

Какая ответственность предусмотрена за нарушение правил сроков хранения кадровых документов?

В соответствие со ст. 27 Закона об архивном деле, юридические лица, а также уполномоченные лица и граждане, которые были признаны виновными в нарушении законодательства об архивном деле, несут административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

В ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов следует предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 100 до 300 руб. на граждан и от 300 до 500 руб. на должностных лиц.

Существует исключение, предусмотренное ст. 13.

25 КоАП РФ, согласно которой неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа в размере от 2500 до 5000 руб. на должностных лиц и от 200 тыс. до 300 тыс. руб на юридических лиц.

С отметкой эпк что такое

С отметкой эпк что такое

Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования документов и формулировки вопросов, которые дополняются другими необходимыми элементами: указаниями автора, корреспондента, даты.

При необходимости конкретизируются, уточняются, дополняются наименования дел. В соответствии с Перечнем в номенклатурах дел проставляются сроки хранения документов и даются ссылки на номера его статей.

Документы, срок хранения которых определен в Перечне как “постоянно”, не подлежат уничтожению и по заключению соответствующего договора с архивным учреждением передаются на государственное хранение.

Документы временного хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. При необходимости по решению экспертных комиссий кредитных организаций сроки хранения отдельных категорий документов могут быть увеличены.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Какую отметку использовать в номенклатуре дел – ЭПК или ЭК?
  • Как работать с перечнями документов с указанием сроков хранения?
  • Почему некоторые дела имеют срок хранения с отметкой – “ЭПК”?
  • Сроки хранения управленческих документов
  • Новое в хранении документов
  • Документы временного хранения

Какую отметку использовать в номенклатуре дел – ЭПК или ЭК?

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Что такое постоянный реквизит “Справочные данные об организации” I Левина А.Х.

Для каждого вида управленческих документов определены индивидуальные сроки хранения.

Перечень определяет следующие сроки хранения управленческих документов, ранее которых документ не может быть уничтожен: 1 год, 5 лет, 75 лет и постоянного срока хранения , а также до минования надобности и до замены новым или новыми.

Срок хранения для некоторых документов определяет сама организация, однако он не может быть меньше одного года. Кроме того, в отдельных случаях сроки управленческих документов определяются решением ЭПК — экспертно-проверочной комиссии.

Это значит, что такие документы могут иметь научно-историческое значение.

ЭПК действует в отношении организаций всех форм собственности, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Кроме того, негосударственные организации сами могут осуществлять постоянное хранение своих документов. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов.

Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Toggle navigation. Забыли свой пароль? Ваше имя. Закрыть Подписаться. Полезная статья? Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail в соцсетях:.

Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь.

Бланки Налоговая декларация по налогу на прибыль организации Устав общества с ограниченной ответственностью Форма титульного листа устава Заявление о государственной регистрации прекращения физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя в связи с принятием им решения о прекращении данной деятельности Заявление о внесении изменений в сведения об индивидуальном предпринимателе, содержащиеся в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей.

Новости Сроки хранения документов кредитных организаций будут увеличены Вступил в силу новый Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы государственной статистики с указанием сроков хранения Утвержден порядок хранения и уничтожения документов, связанных с выборами в Госдуму Изменились сроки хранения данных ЕГРП Совфед одобрил сокращение сроков хранения документов по личному составу.

Нормативные акты Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения в ред. ЦБ РФ Росархивом 6 октября г. Путеводитель по корпоративным спорам. Вопросы судебной практики: предоставление обществом с ограниченной ответственностью информации об обществе Путеводитель по кадровым вопросам.

Проверка деятельности организации. Обязательные документы Решение Высшего арбитражного суда Российской Федерации от 6 сентября г.

Статьи Сроки хранения документов медицинских учреждений Сроки хранения документов кредитных организаций Сроки хранения документов в сфере гостиничного хозяйства и туристической деятельности Сроки хранения документов: экспертиза ценности отдельных видов документов Сроки хранения документов.

Популярные материалы. Определить сроки хранения Калькулятор архивной обработки Калькулятор величин. Ваши идеи. Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей. О нас Новости Статьи Полезное в работе. Наши контакты Москва, ул. Электрозаводская, д. Copyright www.

Приказом Минкультуры России от Новый Перечень отличается от Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом Кроме того, изменились и сроки хранения некоторых документов.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

З адан очень правильный и серьезный вопрос, на который должны обратить внимание службы делопроизводства любой организации.

Дело не только в расшифровке аббревиатур: ЭК — это экспертная комиссия организации, а ЭПК — это экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения. Документы из дел с отметкой ЭПК могут быть выделены на постоянное хранение.

Как работать с перечнями документов с указанием сроков хранения?

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

О бязательная часть процесса составления номенклатуры дел — определение сроков хранения документов. В основном сроки устанавливаются по специальным перечням, которые обязательны для использования организациями всех форм собственности и видов деятельности.

Когда эти объемные нормативные документы попадают в руки сотрудникам, которые будут заниматься номенклатурой своего подразделения, у службы ДОУ начинаются сложности.

Почему некоторые дела имеют срок хранения с отметкой – “ЭПК”?

Документы, образующиеся в деятельности организаций, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения до 10 лет включительно приказы по административно-хозяйственным вопросам, первичные учетные документы и соглашения к ним, путевые листы и т.

Систематизация документов, быстрый поиск и использование информации, изложенной в них, возможны лишь при четкой классификации документов. Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение и хранение документов в делах, является номенклатура дел.

Она поможет распределить исполненные документы в дела, систематизировать и учесть дела, закрепить индексы и установить сроки хранения дел.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, а также для учета дел временного до 10 лет включительно хранения.
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Организация движения поездов при перерыве всех средств сигнализации и связи

Активировать демодоступ.

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Перейти к основному содержанию. Действующий Перечень типовых управленческих документов, образующихся в Форма поиска Поиск. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Росархивом 6 октября г.

Сроки хранения управленческих документов

Для каждого вида управленческих документов определены индивидуальные сроки хранения.

Перечень определяет следующие сроки хранения управленческих документов, ранее которых документ не может быть уничтожен: 1 год, 5 лет, 75 лет и постоянного срока хранения , а также до минования надобности и до замены новым или новыми.

Срок хранения для некоторых документов определяет сама организация, однако он не может быть меньше одного года. Кроме того, в отдельных случаях сроки управленческих документов определяются решением ЭПК — экспертно-проверочной комиссии.

Указания задания специалистам, принимающим участие в работе международных организаций объединений. Документы справки, заявления, докладные записки, переписка о вступлении в международные организации объединения.

.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») говорит о том, что часть документов организации может быть отнесена к сроку хранения «Постоянно». Для отдельных.

.

Номенклатура дел – виды, требования составления и сроки хранения документации

С отметкой эпк что такое

Под номенклатурой организации подразумевают перечень статей для хранения документации, которые сформированы и утверждены по установленной форме. Бумаги используются в компаниях в определённых отчётных периодах. На страницах обязательно указывают период, в течение которого требуется хранить все дела на предприятии.

В важной документации отображаются вопросы деятельности компании, протоколы заседания, совещания. По завершении сроков она должна формироваться, систематизироваться и группироваться в отдельное дело. Благодаря НД, можно организовать оборот бумаг на предприятии, сделать удобный архив.

Главные задачи и функции

Многие компании и предприятия пользуются НД. Существуют следующие преимущества и основные задачи:

  1. Упорядочивание важной и нужной документации. Благодаря использованию НД, можно правильно распределить папки после исполнительного производства. Каждая компания должна руководствоваться основными положениями организации.
  2. Сохранение данных о сроках и отдельных периодах. Каждой папке присваивается отдельное время для хранения. Именно поэтому ценная документация может легко изыматься из архива для экспертизы или повторного изучения, применения.
  3. Фиксация индексации. На папках фиксируют индивидуальный номер. Он позволяет упростить регистрацию документов.
  4. Наличие отметок и показателей для справки. Они помогают облегчить изучение подразделений и структур в организации.
  5. Учёт ведения деятельности на бумагах, которые предназначены для временного хранения.

Типовая номенклатура дел выполняет и другие функции. На каждом предприятии есть свои положения и правила организации документов.

НД расширяет возможности, позволяет систематизировать их, создать полноценный архив для дальнейшей отправки в государственные структуры.

Нормативное регулирование

При формировании и применении НД важно руководствоваться нормативами для составления, образцами, сроками хранения методической документации. Ниже приведены основные ссылки на законодательство:

  1. Главные правила работы с архивами компании одобрены коллегией Росархива. Соответствующие положения были приняты в феврале 2002 года. В течение всего времени вносились изменения и редакции, поэтому сейчас для работы с архивами применяется обновлённый вариант.
  2. Приказ Министерства культуры РФ № 1182, который приняли в июле 2007 года.
  3. Приказ № 558, который утверждён в августе 2010 года.

В этом перечне законопроектов обозначены основные требования для составления документов в компаниях. Но этот список не является исчерпывающим. В 2019 году уже вступили в силу последние изменения.

Чтобы не совершать ошибки и организовывать статьи согласно законодательству, нужно изучить все поправки.

Такая система применяется в медицинских учреждениях, МФЦ, юридических компаниях, экономических центрах, библиотеках, колледжах, полиции и бухгалтерских фирмах.

Существующие разновидности

Номенклатура состоит из отдельных подвидов. Каждый из них имеет свои особенности. Ниже приведён полный перечень с подробной расшифровкой:

  1. Типовый. Сюда входят документы, которые были составлены и подписаны во время делового производства на однотипном предприятии или в отделе кадров. Это одно из главных требований и правил. Типовая номенклатура относится к нормативной документации в бухгалтерии.
  2. Примерная. Она определяет предварительный перечень дел, которые будут заводиться в производстве предприятия. На некоторых документах делают поправки, присваивают индивидуальный номер. Это необязательное требование. Примерная и типовая НД в большинстве случаев формируется в больших компаниях, чтобы организовать работу отдельных структур и подразделений.
  3. Индивидуальная. В эту категорию относят дела, которые подлежат переносу без поправок, или есть необходимость в создании определённого делопроизводства в конкретной организации. При этом документы не конкретизированные. При составлении оборота дел в компании учитываются основные положения индивидуальной номенклатуры. Благодаря этому, исключается вероятность допущения ошибок и неточностей при систематизации.

За последние несколько лет во многих компаниях начинают использовать сводную номенклатуру дел. Сюда входят все документы предприятия. Когда в организации есть отдельные подразделы, то каждому из них присваивается свой индивидуальный номер. Например, для канцелярии создают папку, на первой странице которой указывается цифра 1. По такому принципу присваивают остальные идентификаторы.

Пошаговая инструкция

Работа с номенклатурой довольно простая и лёгкая. Существует пошаговая технология составления и организации документации. Ниже приведены основные положения:

  1. Фиксация информации о заседаниях, производственных процессах. Эти данные подлежат хранению.
  2. Для отдельных подразделений присваивается отдельный номер или индекс.
  3. Составление отдельных статей НД, формирование заголовков.
  4. Утверждение и согласование сроков хранения.
  5. Согласование отдельного проекта и его определение. Его составляют доверенные лица и сотрудники.
  6. Утверждение НД у руководителей. Важно получить их разрешение и согласие на внедрение.
  7. Организация процесса передачи документов в отдельные структурные подразделения.

Благодаря номенклатуре, можно сформировать итоговую запись, где указывается окончание календарного периода или года.

Если руководствоваться пошаговой технологией, минимизируется вероятность допущения неточностей и ошибок при оформлении. Понятие НД применяется практически во всех фирмах, особенно в учреждениях образования.

Требования составления документации

Форма НД для архивации регулируется основными положениями и правилами каждой компании. Она должна разрабатываться и составляться руководителем. Заявление оформляется на утверждённом бланке. При формировании дел нужно следовать следующим этапам и хронологии:

  • формирование отдельных дел;
  • составление документов по утверждённым правилам;
  • для длительного хранения дел на предприятии делают подробную опись каждой папки.

Это усреднённая и общепринятая последовательность, которая позволяет избежать неправильной сохранности статей. Чтобы задействовать на предприятии НД, необходимо определить, в каком архиве будут храниться документы.

В небольших компаниях принято хранить оригиналы в одном из структурных подразделений. На папках обязательно обозначают наименование отдела. Если бумаги распределены в комплекты, то все они обосабливаются.

По запросу папка с подлинной документацией может выдаваться, но ответственное лицо должно руководствоваться правилами. Чтобы исключить ошибку, вместо оригинала вкладывают лист, который заменяет подлинник.

Здесь указывается следующая информация:

  • подробности о документе, который был изъят;
  • время и дата;
  • Ф. И. О. получателя.

Обязательно на листе-заменителе должна стоять подпись человека, который получил оригинальный документ, и ответственного лица (он имеет право представлять интересы компании). Это одно из основных требований, которое нельзя игнорировать.

Правильное формирование

Номенклатура состоит из таблицы. Форма составления утверждается приложениями под номерами 7 и 8. Существует несколько основных отличий, которые связаны с названием и набором подписей на бланках. часть состоит из следующих граф, которые остаются неизменными:

  • уникальный идентификатор;
  • подзаголовок;
  • общее количество листов;
  • время хранения и сроки передачи;
  • важные отметки (они могут быть связаны с особенностями хранения, уничтожением, передачей дел в государственный архив или другие компании).

НД в большинстве случаев разбивается согласно структурным подразделениям. Вся информация заносится в таблицу. Сначала указывают важные дела, потом — менее значимые.

Если компания небольшая и работает одно структурное подразделение, то руководитель имеет полное право формировать единый перечень, а также заниматься группировкой с обобщёнными названиями. Для упрощения составления используются общепринятые сокращения. Ниже приведены подробные обозначения:

  • ДМН расшифровка номенклатуры — до минования надобности;
  • ПЗН — по замене новыми документами;
  • ДЗН — до замены;
  • ЭПК в номенклатуре дел — экспертно-проверочная комиссия.

Последнее сокращение распространяется на бюджетные организации, которые находятся в ведении Министерства или финансовых органов субъектов Российской Федерации.

Сроки хранения прописываются для каждой фирмы индивидуально. Расшифровка с выпиской позволяет исключить возможное недопонимание составления номенклатуры и понять смысл документа.

Руководитель может доверить составление и организацию документов секретарю делового производства. Согласно методическим рекомендациям, архивация осуществляется в структурных подразделениях. Но во многих фирмах этой задачей занимается секретарь. Для этого должны вводиться новые должностные обязанности.

Его главная задача заключается в сборе информации и её фиксации. Оптимальный вариант для предприятий — составление конкретных разделов и листов с опросами. Важно выбрать носитель, который будет использоваться для НД. Это может быть цифровая форма или бумага.

Секретари тоже не всегда имеют опыт и не обладают сведениями. Особенно когда речь идёт о сроках, которые нужно отобразить в нормативной и узкоспециализированной документации. Необходимо обозначить количество копий и периодичность обращения сотрудников компаний за оригиналами.

Закрытие периода хранения

В конце года нужно проверить все документы на достоверность информации, которая в них обозначена. Их сортируют по периоду хранения и значимости. По каждому делу важно отобразить и собрать суммарный объём документации, количество копий и оригиналов.

Дела временного характера не подлежат обязательной сдаче в архивы организации и компании. Они должны находиться в структурных подразделениях. Их сохраняют в течение трёх лет, а после передают в архив. Важно помнить, что на предприятиях есть переходящие дела, которые нужно правильно отражать в документообороте. Их главная задача — фиксация правил для сотрудников.

Ниже приведён алгоритм действия с таким пакетом документации:

  1. Нужно проводить анализ, чтобы узнать, какие переходящие дела отчётного календарного года соответствуют этой категории. Дополнительно обозначают суммарное число.
  2. В поле с примечанием ставят соответствующую пометку.
  3. Нумерация и индекс дела подлежит обязательному сохранению, когда проводится первичная регистрация документов.

Именно поэтому на многих предприятиях используется номенклатурный вариант распределения бумаг.

Под этим процессом понимается систематизация, организация, сроки хранения документов по номенклатуре дел. Благодаря ей, можно упорядочить папки, которые применяются и задействуются в процессе работы и трудовой деятельности. На предприятиях и фирмах есть ответственные лица, которые должны заниматься передачей дел в государственный архив.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.