+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Письмо просьба о предоставлении документов

Образец письма о предоставлении документов в бухгалтерию

Письмо просьба о предоставлении документов

Образец №1. Письмо-требование о неисполнении обязательств.

Чтобы скачать образец письма в формате Word, нажмите на ссылку.

Образец №2. Письмо-требование о штрафных санкциях.

Чтобы скачать образец письма в формате Word, нажмите на ссылку.

Другие примеры документов: шаблоны писем, приказов, регламентов, служебных записок и прочих документов можно найти в разделе«Образцы документов».

Как составить сопроводительное письмо к документам

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Для чего составляется

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

[2]
  1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
  2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
  3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
  4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2019 г

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
  2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
  3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос.

С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее.

Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней».

В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

  1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
  2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
  3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
  4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

Образец письма-запроса о предоставлении информации

Образец письма-запроса о предоставлении информации — документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки. Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.

Письмо-запрос – просьба предоставить конкретные данные у другой организации. Может составляться по разным причинам, от необходимости узнать прайс-листы до скидок и сроков поставки. Письма начинают и служат залогом долговременного сотрудничества между предприятиями.

Запрос составляется руководителем – первым лицом организации. В тексте даются сведения об адресате и отправителе. Основное место уделяется конкретной просьбе, к примеру, изучить каталог продукции, которую предлагает потенциальный контрагент. Текст подписывается директором организации.

Письмо подразумевает ответ, но давать ответный акт – право, но не обязанность другого участника гражданского оборота. Количество писем, которые можно рассылать и составлять, законом никак не ограничивается.

Интересные материалы по теме:

© 2019 Все права защищены
Информационный бухгалтерский сервис. Правовая база и аналитика онлайн.

Данный сайт является некоммерческим информационным проектом, никаких услуг не предоставляет. Документы, отчетности, инструкции, видео и другие материалы взяты с открытых источников.

Логотипы и товарные знаки, размещённые на сайте, принадлежат их законным владельцам, правообладателям.

Для чего нужно сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо представляет собой документ, в котором находится перечисление направленных материалов, а также пояснения к ним. Такое дополнение существенно облегчает взаимодействие налоговой службы с налогоплательщиками.

В первую очередь перечень направленных материалов позволит избежать возможных недопониманий относительно полноты комплекта бумаг.

Во-вторых, работникам канцелярии будет проще зарегистрировать входящую корреспонденцию, а у налоговиков не будут возникать вопросы относительно цели предоставления тех или иных документов. Кроме того, бумаги быстрее дойдут до адресата.

Какие документы нуждаются в письменном сопровождении

Практически все официальные бумаги, отправляемые в ИФНС, должны сопровождаться письмом. По общему правилу, оно должно прикладываться к тем бумагам, в которых не указаны сведения об отправителе и получателе.

Однако существуют документы, которые можно отправлять без пояснения. Среди них первичные налоговые декларации без приложений.

Предоставление таких деклараций обосновано определенными законодательными нормами, поэтому пояснение причин их отправки не требуется. Кроме того, в них содержатся сведения об отправителе и получателе.

Если же первичная декларация содержит какие-либо приложения, сопровождение прикреплять обязательно.

Без письменного сопровождения можно направлять и жалобы в вышестоящие инстанции на действия ИФНС. Ведь такие отправления в обязательном порядке содержат сведения об отправителе и получателе, а также перечень предоставленных бумаг.

Правила составления

Унифицированная форма сопровождения законодательно не установлена, но существуют правила его составления, выработанные на практике. Оно должно содержать следующие реквизиты:

  • наименование налоговой инспекции и, при необходимости, Ф.И.О. сотрудника, которому направляются документы;
  • наименование и адрес отправителя;
  • номер и дата запроса, в ответ на который высылается пояснение;
  • заголовок;
  • обращение к конкретному сотруднику ИФНС или к инспекции в целом;
  • текст;
  • перечень приложенных материалов с количеством листов и экземпляров;
  • должность отправителя, его фамилия и инициалы, а также подпись;
  • Ф.И.О., телефон и электронная почта составителя.

Образец, как написать сопроводительное письмо в налоговую, представлен ниже.

Текст послания составляется в зависимости от того, с какой целью он готовится. Например, если в нем содержится опись документов, рекомендуется начать его с фраз: «По вашему запросу направляем вам…», «Направляем в ваш адрес…» и т.

п. Если обращение к конкретному сотруднику налоговой службы, слова «Вам», «Вашему» пишутся с заглавной буквы. Если направляется уточненная декларация, то в послании стоит пояснить причину уточнений. Например, ошибка в расчетах.

В ответе на запросы о пояснении каких-либо спорных моментов, выявленных в ходе камеральной проверки, стоит доходчиво, но кратко дать ответы на вопросы, заданные налоговиками.

Письмо-запрос

Письмо просьба о предоставлении документов

Письменный запрос – это требование предоставить определенную информацию, направляемый чаще всего в государственные и муниципальные органы. Общий срок ответа на запрос обычно устанавливается как 30 календарных дней. Запрос может отправляться посредством почты или же в режиме он-лайн.

В любом случае вы должны четко изложить ваше требование, приложить в случае необходимости подтверждающие документы, фотографии и т.д. Вы можете попросить представить определенные сведения, копии документов, толкование законодательства и т.д.

В некоторых случаях за предоставление документов вам придется заплатить государственную пошлину.

Однако стоит помнить, что если государственные органы в большинстве случаев обязаны давать ответы на запросы граждан, то организации этого делать не обязаны и могут безнаказанно проигнорировать ваше требование. Исключение – адвокатский запрос. 

Шаг 1. При написании данного письма подробно сформулируйте запрос.   
     
Шаг 2.    Будьте конкретны в указании предмета запроса. По возможности в доброжелательной форме укажите срок на выполнение запроса.            

Шаг 3.    Укажите причину запроса.

Шаг 4.    В написании письма будьте вежливы и аккуратны.     

Шаг 5.    Подпишите письмо-запрос. 

ООО «Джон доу» 
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55 

Генеральному директору
ООО «Джейн доу» 

г-ну Петрову П. П.

Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

 Исх. № 1 
от «01» июня 2018г.

           Запрос на предоставление Акта сверки          

Уважаемый Петр Петрович!

Прошу вас предоставить Акт сверки взаиморасчетов по оплате арендной платы и иных предусмотренных Договором аренды № 1 от «01» июня 2017г. платежей за период с «01» июня 2017г. по «31» мая 2018г.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Джон Доу»                          _________________                                   Иванов И.И.

Генеральному директору
ООО «Джейн доу» 

г-ну Петрову П. П.

Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 2 
от «02» июня 2018г.

Уважаемый Петр Петрович!

Благодарим вас за коммерческое предложение, полученное нами от вашей организации «15» мая 2018 года (входящий № 43) .

Мы заинтересованы в приобретении материалов, реализуемых ООО «Джейн доу», однако для положительного решения вопроса о заключении контракта, нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

В связи с этим, просим вас выслать подробный прайс-лист на реализуемую продукцию. 

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Джон Доу»                          _________________                                   Иванов И.И.

ООО «Джон доу» 
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

Председателю правления 
АО «Джейн доу Банк» 
г-ну Петрову П.П. Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 3 
от «03» июня 2018г.

Запрос на предоставление копий документов

Уважаемый Петр Петрович!

Для целей восстановления безнадежно испорченной вследствие пожара в офисе документации просим вас в ближайшее время направить в наш адрес копии находящихся в вашей организации расчетных документов о поступлениях и списаниях денежных средств, а также банковских выписок по счету ООО «Джон доу» за 2018 год.

Номер расчетного счета нашей организации: 46950934893476578954.

Благодарим за понимание.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Джон Доу»                          _________________                            Иванов И.И.

ООО «Джон доу» 
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

Генеральному Директору 
ООО «Джейн Доу» 
г-ну Петрову П.П.  Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 4 
от «04» июня 2018г.

Запрос на предоставление учредительных документов

Уважаемый Петр Петрович!

Для заключения договора между ООО «Джон доу» и ООО «Джейн доу» прошу предоставить заверенные организацией копии следующих документов:

— устав организации;

— доверенность на подписанта;

— свидетельство ИНН;

— свидетельство ОГРН;

— свидетельство ИФНС;

— решение или протокол о назначении Генерального директора.

Скан – копии документов прошу направить по электронной почте, заверенные организацией бумажные копии документов прошу направить почтой России или курьерской службой.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Джон доу»                          _________________                    Иванов И.И.

После регистрации станут доступны примеры документов, рекомендации, а также пошаговые инструкции

Письмо о предоставлении информации

Письмо просьба о предоставлении документов

Письмо-запрос – особая форма делового послания, которое составляется в тех случаях, когда одна заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Составляться запрос может по самым разным поводам, с целью получения:

  • прайс-листов,
  • документов,
  • сведений о товарах и услугах,
  • скидках и акциях,
  • сроках поставки или оплаты и другой информации.

Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе.

Письмо-запрос несколько похож на письмо-просьбу, но их основное различие в том, что запрос имеет более официальный и строгий характер и может касаться только тех аспектов, которые имеют прямое отношение к функциональной деятельности фирмы.

Кто составляет письмо-запрос

Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.

Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).

Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

Кому адресовать

Письмо-запрос может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д.

В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника.

Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание).

Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.).

В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо.

Как составить письмо-запрос

Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

  1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
  2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

  • Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
  • При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
  • Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).
  • Как оформить и отправить письмо-запрос

    Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:

    1. Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
    2. Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.

    Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.

    Сроки ответа на письмо-запрос

    Письмо-запрос подразумевает то, что на него должен быть ответ. Правила хорошего тона и деловой этики требуют от получателя отвечать на подобного рода послания строго по сути запроса, однако это не гарантирует того, что данная норма будет выполнена, поскольку закон никоим образом не регламентирует деловую переписку.

    Письмо-запрос о предоставлении информации

    Как и другая исходящая документация, пишется на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме:

    • разъяснение мотива письменного обращения;
    • ссылка на нормативную базу (если есть необходимость);
    • суть обращения;
    • конкретная просьба (что требуется от получателя запроса);
    • стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать);
    • регистрация в качестве исходящей документации.

    Читайте так же:  Постановление о возбуждении уголовного дела

    ООО «Преодоление» Россия, г. Владивосток, ул. Адмирала Фокина, 46 Тел. (423) 777-38-90, факс (3423) 777-38-91 Генеральному директору ООО «Настурция»

    А.Р. Леонтовичу

    25.10.2016 года, исх. № 78

    Об ассортименте и ценах на расходные материалы

    Уважаемая Анна Ростиславовна!

    Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 20 мая 2016 года (входящий № 78) .

    Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ООО «Настурция», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

    Просим выслать подробный прайс-лист на продукцию. Надеемся на плодотворное сотрудничество.

    С уважением,
    генеральный директор ООО «Преодоление» /Холодов/ Б.В. Холодов

    Письмо-запрос о предоставлении документов

    Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке. Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

    ООО «Персефона» г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19 Тел. (49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20 ИНН 2192847361, КПП 50010007 Директору АКБ «Финресурс»

    А.П. Реутову

    10.02.2016 года, исх. № 12

    Запрос на предоставление копий документов

    Уважаемый Анатолий Петрович!

    Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ООО «Персефона» за 2016 год. Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 40195637000057395001.

    Главный бухгалтер ООО «Персефона» /Клубниченко/ Р.В. Клубниченко

    Письмо-запрос в налоговую

    Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:

    • название;
    • ИНН;
    • адрес;
    • ФИО и подпись руководителя;
    • печать (если применяется организацией).

    Желательно использование фирменного бланка.

    ООО «Затура» г. Москва, 123678, ул. Свободы, 51, оф. 16 Тел. (495) 222-67-10, факс (495) 222-67-11 ИНН 6173849076 В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ

    №1 по г. Москве

    Исх. № 157 от 4 мая 2017 года

    Запрос о счетах должника

    По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч. 8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:

    • наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
    • номера расчетных счетов, открытых должником.

    К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.

    Генеральный директор ООО «Затура» /Овчаренко/ Л.И.Овчаренко

    Письмо-запрос в банк

    Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:

    • правильное указание реквизитов автора письма;
    • ясное изложение проблемы;
    • по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
    • по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.

    В АКБ «Мосбанк» 123790 г. Москва, ул. Высокая, 78 от Линчевского Дмитрия Яковлевича, проживающего по адресу: 123908, г.Москва, ул.Октябрьская, д. 90, кв. 213, тел. 222-66-88

    e-mail: [email protected]

    Письмо-запрос: Бланк и образец заполнения

    Письмо просьба о предоставлении документов

    В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.

     Бланк письма-запроса (word)

     Образец составления письма-запроса (word)

    Назначение и содержание

    Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

    • индивидуальными предпринимателями;
    • частными гражданами;
    • представителями органов власти;
    • общественными деятелями и др.

    Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

    1. Наименование отправителя.
    2. Наименование получателя (адресата).
    3. Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
    4. Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
    5. Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
    6. Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
    7. Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
    8. В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
    9. Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

    Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

    Отправить можно разными способами:

    • по обычной почте;
    • по е-мэйл;
    • передать по факсу;
    • передать с курьером.

    Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

    Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

    Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5.

    Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.

    О предоставлении информации

    Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

    • прайс-лист;
    • условия акции, предоставления скидок;
    • технические характеристики товара и т.п.

    В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

    О подтверждении информации

    В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.). 

    О предоставлении документов

    В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).

    В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.

    Запрос в налоговую инспекцию

    Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.

    Запрос в банк

    В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.

    Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

    Письмо просьба о предоставлении документов

    Письмо-запрос – это разновидность делового письма. Запрос отправляют партнёрам, контрагентам, государственным органам… Иногда без него можно и обойтись (например, устно попросив коллегу-предпринимателя сообщить какие-то сведения), но в целом пренебрегать такими посланиями не стоит. Хотя бы ради соблюдения установленного порядка.

    Что можно запрашивать?

    • Информацию (о характеристиках товара и его наличии, о способах доставки и сроках поставки, о причинах задержки отправления и т. д.).
    • Документы или предметы (бумаги для заключения договора, образцы товара и т. д.).

    Словом, если вы чего-то не знаете или не вполне понимаете, если вам нужны документы или прайс-листы – отправляйте письмо-запрос.

    Структура письма

    Пишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма:

    • сперва указываются реквизиты получателя и отправителя;
    • затем – дата составления и исходящий номер документа;
    • заголовок, отражающий суть вопроса;
    • обращение к получателю (как правило – по имени и отчеству, если только вы не пишете в официальные инстанции);
    • суть вопроса;
    • благожелательное изъявление надежды на сотрудничество;
    • благодарность;
    • должность, ФИО и подпись отправителя.

    Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке. Образец письма-запроса можно скачать здесь.

    Как писать?

    Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:

    • «на основании наших предварительных договорённостей»;
    • «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
    • «в соответствии с заключенным договором»;
    • «для заключения договора».

    Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…».

    Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения).

    А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.

    В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам.

    Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке.

    Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

    • «просим сообщить о…»;
    • «будем крайне признательны, если Вы…»;
    • «просим выслать…».

    Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы:

    • «просим ответить по возможности скорее»;
    • «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
    • «просим дать ответ в двухнедельный срок»;
    • «с нетерпением ждём Вашего письма»;
    • «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».

    В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.

    Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.

    Образец письма-запроса о предоставлении документов

    «Уважаемый Владимир Александрович!

    Для заключения договора между ООО «Артемида» и АО «Шварценшпигель» прошу предоставить следующий перечень документов:

    • устав организации;
    • свидетельства ОГРН и ИНН;
    • свидетельство о государственной регистрации фирмы (полученное в ИФНС в установленном законом порядке);
    • приказ о назначении на должность генерального директора.

    Прошу отправить как оригиналы документов (почтой России либо курьерской службой), так и их копии (электронной почтой на general@site.com)».

    Образец письма-запроса о разъяснении

    «Уважаемый Александр Петрович!

    В целях предотвращения возможных спорных моментов прошу Вас максимально подробно описать процедуру доставки макак-резусов с территории Северного Вьетнама. Какие транспортные средства используются на каждом этапе, есть ли опасность для жизни и здоровья особей, на какой максимальный срок я должен рассчитывать? С нетерпением жду Вашего ответа».

    Составляйте письмо по приведённым образцам и не забывайте о вежливости и деловой этике. В запросе не должно быть угрожающих фраз, ультиматумов и обещаний отправиться с жалобой в официальные инстанции, если не будет ответа.

    Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять.

    А если ответ так и не придёт (либо если вам отправят официальный отказ в предоставлении данных), придётся прибегать к более серьёзным мерам – например, к написанию письма-предупреждения.
    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.