+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Отсутствие подписи сотрудника в трудовой книжке

Нужна ли подпись сотрудника в трудовой книжке?

Отсутствие подписи сотрудника в трудовой книжке

Трудовая книжка является важнейшим документом, подтверждающим факт трудовой деятельности каждого работающего человека. Именно поэтому так важно, чтобы все записи, содержащиеся в ней, были корректными и правильно оформленными. Проверить данный факт может сам владелец. Подтверждением этому является подпись работника в трудовой книжке.

Такая подпись ставится собственноручно работником предприятия только после того, как все внесенные сведения были им тщательно проверены.

Это делается для того, чтобы не допустить неточностей в совершенных записях со стороны организации-работодателя, обезопасить себя от будущей бумажной волокиты в случае, если выяснится, что запись сделана неверно либо вообще отсутствует, а также исключить возникновение других проблемных ситуаций.

Почему так важно проверять все данные?

Как правило, на неправильно совершенные записи либо их полноту лицо обращает внимание только при выходе на пенсию, во время оформления заграничного паспорта для выезда за рубеж или при сборе необходимой документации для получения банковского кредита.

Некорректное заполнение основного трудового документа лица может повлечь отрицательные последствия, которые необходимо немедленно устранить.

Однако не всегда это возможно сделать быстро и без существенных временных затрат, ведь организация – бывший работодатель может быть реорганизована, сменить свое фактическое место нахождения, поменять руководителя либо вообще быть ликвидирована. В этом случае потребуется не один день на восстановление правильной записи в трудовой книжке.

Именно поэтому так важно, перед тем как собственноручно завизировать имеющиеся сведения о трудовой деятельности, ознакомиться с ними и тщательно проверить все данные.

Когда работник должен ставить личную подпись в трудовой

Отечественным законодательством предусмотрено несколько случаев, когда работник обязан поставить свою подпись в основном документе о своей трудовой деятельности и профессиональном стаже. Среди них выделяют следующие:

  1. на титульном листе трудовой книжки после того, как ответственный за ее ведение и хранение заполнит все основные сведения о конкретном сотруднике (фамилия, имя, отчество, день, месяц и гор рождения, записи о полученном образовании (полном или неполном), профессия, специальность или специализация с указанием уровня квалификации);
  2. на титульном листе после совершения всех записей, отраженных в пункте 1, при выдаче работнику дубликата трудовой книжки;
  3. при выдаче вкладыша к трудовой книжке подпись ставится также на титульном листе, после заполнения всех необходимых полей (вкладыш имеет юридическую силу только в совокупности с трудовой книжкой);
  4. после ознакомления со всеми внесенными в трудовую книжку записями, реквизитами, а также после проверки наличия подписи и печати организации-работодателя или уполномоченного лица.

Совершение каждой новой записи, которая вносится сотрудником отдела кадров в трудовую книжку или в ее вкладыш, связанная с переводом в другое подразделение, назначение на другую должность, увольнение работника, должно сопровождаться оповещением работника. При этом само лицо, в отношении которого вносились соответствующие изменения, должно расписаться в личной карточке о том, что оно ознакомлено с данным фактом.

Например, в случае увольнения при вручении документа о трудовой деятельности сотруднику лично в руки, работник ставит подпись в трудовой книжке, а также в двух других документах, в частности:

  • в личной карточке;
  • в книге учета движения трудовых книжек.

Личная карточка – это документ установленного образца, который должен быть оформлен на каждого работника, трудоустроенного в конкретной организации. Она состоит из 11 разделов, в том числе общих сведений, информации о воинском учете, прием на работу и соответствующие переводы, аттестация, окончание курсов повышения квалификации, переподготовка.

Книга учета представляет собой комплексный документ, в котором регистрируется любое движение трудовых книжек внутри и вне организации-работодателя.

В законе есть одна оговорка, в соответствии с которой подпись работника не ставится в том случае, когда в день прекращения юридического действия трудового договора невозможно выдать трудовую книжку.

Это может быть обусловлено тем, что работник отсутствует либо отказывается получить ее на руки.

В этой связи представитель работодателя должен направить ему соответствующее уведомление, в котором содержится предложение забрать трудовую лично либо дать письменное согласие на ее отправку посредством почтовых услуг.

Цель внесения подписи работника в трудовую книжку

Некоторые считают, что подпись работника, проставляемая в указанных случаях в трудовой книжке, не несет в себе никакой смысловой и юридической нагрузки. Однако это мнение ошибочно.

Основные цели совершения подписи сводятся к следующему:

  • проставление образца подписи на титуле трудовой книжки, чтобы в дальнейшем можно было сличить вновь совершаемые подписи в сведениях о работе;
  • свидетельство того, что работник ознакомился с внесенными данными и подтверждает их корректное содержание;
  • исключение возможности наступления предусмотренной законодательством ответственности.

Требования, предъявляемые к подписи работника

Ни Трудовой кодекс, ни законодательство, регулирующее порядок ведения и хранения трудовых книжек, не содержат прямых предписаний, касающихся постановки подписи работника. Однако практические работники накопили достаточно богатый опыт по данному вопросу. В этой связи подпись работника должна соответствовать следующим рекомендациям.

  1. Подпись должна быть аккуратной.
  2. Подпись должна быть совершена гелевой, перьевой или шариковой ручкой чернилами синего, черного или фиолетового цвета.
  3. После того, как работник поставил свою подпись, необходимо расшифровать ее.
  4. Расшифровка подписи должна быть полной, то есть необходимо указать не только фамилию, но и инициалы работника.
  5. В трудовой книжке должна ставиться только подпись и ее расшифровка без дополнительных пояснений в виде «с записями ознакомлен», «согласен» или «совершенные записи верны».

Однако относительно последнего пункта существуют активные дискуссии, ведь в соответствии с государственным стандартом реквизит «Подпись» включает в себя следующие элементы:

  • название должности работника, который поставил свою подпись;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи с указанием фамилии и инициалов.

Вместе с тем, в государственном стандарте закреплен перечень документов, на которые распространяются все его требования. Трудовая книжка в этом списке не числится, поэтому в отношении нее положения ГОСТа носят рекомендательный характер и не требуют обязательного соблюдения всех требований.

Место для подписи работника в трудовой книжке

Многолетняя практика свидетельствует о том, что личные подписи самого работника и сотрудника кадровой службы, ответственного за ведение трудовых книжек, должны располагаться строго в графе 3.

При этом подпись работника должна быть проставлена четко под подписью кадровика без пропуска строк. Данный факт свидетельствует о недопустимости размещения подписей обоих сотрудников на одной строке.

Кроме того, установлена очередность совершения подобных записей, которая сводится к следующему:

  • ставится подпись ответственного лица с указанием расшифровки;
  • делается оттиск печати организации-работодателя;
  • совершается подпись работника и производится расшифровка фамилии и инициалов.

Печать должна располагаться так, чтобы не скрывать подписи, совершенные кадровиком и увольняемым работником. Не рекомендуется ставить ее таким образом, чтобы ее оттиск закрывал часть текста. Поэтому лучше, если печать будет захватывать лишь часть подписи работника и кадровика и нижние пустые строки.

Таким образом, нормативно-правовые акты, регулирующие трудовые отношения между работником и работодателем, а также основные правила заполнения трудовых книжек содержат лишь положения о том, где должен расписаться сотрудник в трудовой книжке. Все остальные моменты вырабатывались практическими работниками в течение профессиональной деятельности.

Запись об увольнении в трудовой книжке: образец, правильное заполнение

Отсутствие подписи сотрудника в трудовой книжке

Соблюдение требований по заполнению трудовой книжки в момент увольнения сотрудника является важным рабочим моментом. Ошибка, допущенная при оформлении кадрового документа, способна привести к правовой ответственности.

Трудовым кодексом оформление кадровой документации достаточно подробно урегулировано. Но зачастую у специалистов данного направления возникают сложности в оформлении бумаг. Связано это с противоречивыми нормативами, закрепленными в ТК РФ, а также в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении

Перед началом работы ведения трудовых книжек необходимо назначить ответственного за это направление специалиста. Директор предприятия назначает приказом уполномоченное лицо. Также необходимо назначить и замещающего специалиста на время отсутствия сотрудника кадровой службы, его отсутствие вступает в противоречие норм ст.4 ТК РФ, запрещающие принудительный труд.

Обязанность по ведению также обозначается в должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству. Все записи в документ вносятся только ответственным лицом.

Общий регламент заполнения трудовых книжек прописан в Трудовом кодексе (ст. 66 и ст.84.1). Детальные сведения обозначены в 2-х документах: правилах ведения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. №225, (далее — Правила) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

В соответствии с п. 44 Правил работодатель должен иметь в наличии бланки трудовой книжки или может приобрести их у официальных поставщиков. Принимать бланк от работника нельзя.

Документ регистрируется в книге учета и подлежит хранению у работодателя до самого увольнения трудящегося.

Если сотруднику необходимо предоставить информацию из своей трудовой книжки, то по его запросу выдается заверенная копия.

Правила заполнения:

  • Вся информация вносятся от руки.
  • Допускается использование шариковой или гелевой ручки, цвет чернил — синий, фиолетовый, черный.
  • При внесении первоначальной записи о работодателе допускается проставление штампа (разъяснения Роструда от 19 августа 2015 года).
  • Штамп следует правильно проставить: строго по горизонтали, не задевая другие графы.
  • Чернила для внесения записей необходимо выбирать особо стойкие, чтобы по истечении времени они не выцветали, а всю имеющуюся информацию можно было прочитать.

В соответствии с Правилами не допускаются сокращения, но использование аббревиатур при указании организационно-правовой формы юридического лица не запрещено.

Все даты отражаются единым способом — четырехзначными арабскими цифрами, за исключением титульного листа, где число и год записывается цифрами, а месяц — прописью.

Для нумерации записи каждого из разделов используется сквозной метод.

При отсутствии свободного места заполняется вкладыш, где в соответствии с п. 38 Правил продолжается нумерация соответствующего раздела из трудовой книжки.

При увольнении в трудовую книжку вносится итоговая запись, после чего она выдается на руки сотруднику. Если в день расторжения договора человек отсутствует на работе, то работодатель может направить письменное уведомление о необходимости забрать трудовую книжку по почте.

Как сделать запись, что работник уволен?

В зависимости от причин увольнения сотрудника в трудовую книжку кадровой службой вносятся «фразы»: «в соответствии с п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, Трудовой договор расторгнут по инициативе работника», «в соответствии с п.1 ч.1 ст.77 ТК РФ уволен по соглашению сторон». Если увольнение происходит по причине достижения пенсионного возраста, следует опираться на ст. 77.1.3 ТК РФ.

Если трудящийся разрывает договор по личной инициативе из-за обстоятельств, сопровождающихся получением льгот, субсидий (перевод супруга, уход за ребенком до 14 лет), то кадровый работник должен указывать эти моменты.

Вне зависимости от повода расторжения трудового контракта после внесения записи свою подпись проставляет кадровик, а также и увольняемый сотрудник в сопровождении с фразой «ознакомлен». Информация заверяется печатью компании (при ее наличии).

Нужно ли ставить печать?

Процесс проставления оттиска печати в книжке трудящегося не обозначен в Трудовом законодательстве, но это оговаривается в Правилах.

С апреля 2018 года работодатель вправе не проставлять печать в документе.

Поправки внесены постановлением Минтруда и соцзащиты от 19 марта 2018 № 34. Из бланка трудовой книжки исключены буквы «М.П.», на новых бланках эта аббревиатура отсутствует. Но неиспользованные старые формы являются действительными до их полного использования.

При внесении информации об увольнении специалиста достаточно подписи нанимателя или сотрудника, уполномоченного на внесение сведений в трудовые книжки (п. 44 Инструкции).

Должна ли быть подпись сотрудника?

В соответствии с Правилам и Инструкцией специалист при расчете в последний рабочий день, получая трудовую книжку, расписывается. Перед этим ему необходимо ознакомиться под роспись с приказом о своем увольнении.

Не допускается проставление подписи ответственного сотрудника и увольняемого специалиста в одной строчке. Роспись сотрудника сопровождается ее расшифровкой. Такое требование применяется из-за возможности смены фамилии, образец подписи на титульном листе в этом случае не будет совпадать с текущим.

Образцы и примеры при расторжении трудового договора

Пример при увольнении по инициативе работника:

Образец при сокращении:

Пример при соглашении сторон:

Как исправить, если ошибочно внесена информация?

Исправление записей в трудовой книжке возможно даже при трудоустройстве в другую организацию. В соответствии с 30 Пунктом Правил исправления и зачеркивания не допускаются. Для исправления записи необходимо признать ее недействительной.

В Инструкции прописан подробный алгоритм заполнения граф:

  • первая — порядковый номер в хронологической последовательности;
  • вторая — текущая дата изменений;
  • третья — указание номера недействительной записи;
  • четвертая — реквизиты приказа, в соответствии с которым приняты поправки.

Затем вносится верная запись с обозначением оснований.

На основании Правил (пункт 27) исправление даты увольнения может осуществляться не только прежним работодателем, но и руководителем, где состоит в штате сотрудник в настоящий момент.

Для наделения правами нового руководителя для внесения изменений в предыдущие записи со старой работы, работнику необходимо написать соответствующее заявление. В тексте обращения должна содержаться просьба о внесении необходимых исправлений с прошлого места работы в книжку.

Все формулировки об увольнении должны фиксироваться в строгом соответствии с ТК РФ и сопровождаться соответствующей ссылкой.

Электронный вариант 2020

Реальность 2020 года — электронные трудовые книжки. Они не предполагают физических носителей и реализовываются только в цифровом формате.

Всю информацию можно будет просмотреть в личном кабинете на сайте Пенсионного Фонда или на портале Госуслуг.

Если возникнет необходимость получения бумажной выписки из документа, то это возможно после поступления персонального запроса от трудящегося.

Трудовые книжки на бумаге не исчезнут сразу, они будут заполняться одновременно с электронным вариантом. Но для граждан, начавших свою трудовую деятельность с 2021 года, они будут оформляться исключительно в электронном формате.

Переход на новый уровень планируется постепенный, в несколько этапов.

Об электронных трудовых книжках смотрите подробнее в видео:

Отсутствие подписи сотрудника ⛳ в трудовой книжке

Отсутствие подписи сотрудника в трудовой книжке

Обязательными являются лишь точная отсылка к соответствующей норме-основанию, указанному в Трудовом кодексе РФ или ином федеральном законе (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

Из этических соображений формулировка «Уволен по…» не используется при оформлении записи о прекращении трудового договора по пункту 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ в связи со смертью сотрудника.

Если сотрудник увольняется по собственному желанию по причинам, с которыми законодательство связывает определенные льготы и преимущества (например, в связи с уходом за ребенком в возрасте до 14 лет), то запись об увольнении внесите в трудовую книжку с указанием этих причин (п. 5.

6 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Запись об увольнении заверьте подписями ответственного лица со стороны работодателя и работника и проставьте печать (п.

Кодексом, в котором используется единый термин «работодатель». Иными словами, после вступления в силу этих поправок, заверение записи на предмет увольнения при помощи печати отдела кадров считается грубым нарушением процедуры. Касательно расположения её оттиска, то имеется ряд соответствующих требований:

  • печать не может закрывать собой личные подписи или затруднять чтение других реквизитов, имеющих значение (к примеру, № приказа);
  • оттиск должен слегка «заходить» на название должности увольняемого, в идеале занимая большей своей частью пустые строчки снизу;
  • печать на документе должна иметь четкий и читабельный вид.

Процедура ознакомления работника с записью t» src=»http://lawyer-consult.ru/ads2.js» Порядок ознакомления сотрудника с соответствующей записью об увольнении в его трудовом документе осуществляется согласно п.12 упомянутых выше Правил.

Трудовые книжки. заверение записей об увольнении

Кроме того, установлена очередность совершения подобных записей, которая сводится к следующему:

  • ставится подпись ответственного лица с указанием расшифровки}
  • делается оттиск печати организации-работодателя}
  • совершается подпись работника и производится расшифровка фамилии и инициалов.

Печать должна располагаться так, чтобы не скрывать подписи, совершенные кадровиком и увольняемым работником. Не рекомендуется ставить ее таким образом, чтобы ее оттиск закрывал часть текста.

Поэтому лучше, если печать будет захватывать лишь часть подписи работника и кадровика и нижние пустые строки.

Таким образом, нормативно-правовые акты, регулирующие трудовые отношения между работником и работодателем, а также основные правила заполнения трудовых книжек содержат лишь положения о том, где должен расписаться сотрудник в трудовой книжке.

Прдпись работника в трудовой книжке

Внимание

Но прежде чем начать, хотелось бы убедиться, что вы знаете, как выглядит запись в трудовой книжке при сокращении должности, что писать при увольнении по собственному желанию. Иначе вы просто не поймете о чем идет речь.

Подпись работодателя или… Пункт №45 вышеназванных Правил обязывает работодателя нести всю ответственность за работу с трудовыми документами сотрудников.

В роли работодателя может выступать как индивидуальный предприниматель, так и юрлицо.

д.).

Закрываем блок записей в трудовой книжке при увольнении работника

В статье узнаем, кто может подписать трудовую при увольнении. Что делать, если подпись стоит в неположенном месте или вообще отсутствует? … Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-96. Это быстро и бесплатно!

  • Как правильно заполнить трудовую при увольнении работника?
  • Подпись в документе
  • Что делать, если стоит в неположенном месте?
  • Отсутствие подписи
  • Заключение

Как правильно заполнить трудовую при увольнении работника? Правила заполнения опираются на Инструкцию № 225, где даны подробные указания о правилах внесения записей.

Подпись работника в тк при увольнении

Если такая проблема возникла и её нельзя исправить, работодателю могут вменить административную ответственность за нарушение трудового законодательства. Но это допустимо только при условии намеренных обвинений со стороны бывшего работника. В таком случае требуется обезопасить себя нижеследующим:

  1. апеллировать к тому, что подпись лица проставлена им в приказе об увольнении и в книге регистрации движения трудовых книжек.
    Хотя это не одно и то же, так как в трудовой книжке ставится подпись об удостоверении правильности внесённой записи.
  2. Составить акт о том, что сотрудник отказался поставить подпись.

Если по объективным обстоятельствам, сопутствующим увольнению, работник не мог расписаться, это не считается нарушением. СПРАВКА: После внесения записи о приёме на работу у нового работодателя, исправлять предшествующую запись внесением подписи сотрудника недопустимо.

Кто расписывается в трудовой книжке при увольнении? Согласно таковым, документ распорядительного характера обеспечивается подписями:

  • руководителя;
  • уполномоченного лица;
  • сотрудника.

Идеалом считается, когда расписались все три представителя. Однако на практике всё усложняется рядом причин. Например, документ заполняется в последний рабочий день, так как днём ранее сотрудник вправе отозвать своё заявление об уходе. В этот день работодатель может отсутствовать на работе.

Так же в последний рабочий день сотрудник может находиться в отпуске, лечебном учреждении, выходя на пенсию по нетрудоспособности. Или – не явиться, увольняясь за прогул. К тому же он мог работать в удалённом филиале, в другом регионе. Перечисленные и иные случаи допускают пересылки книжки или передачи её поверенному.

На этом основании нормы ГОСТ к данной ситуации в полной мере неприменимы.

В данном случае приемлемо следующее решение: Инспектор ОК φ Локтева Е.В.Работник μ Соболев В.А. Более подробно о том, как ставится подпись работника в трудовой книжке при увольнении — читайте здесь.

Печать в трудовой книжке при увольнении и основные требования Последним элементом заверения записи об увольнении, как уже было отмечено ранее, является печать.

Первый аспект данного пункта на котором стоит остановиться – какой именно печатью следует заверять подобную запись? Раньше можно было выбирать из двух вариантов:

  • печать действующей организации (предприятия);
  • печать отдела кадров (службы).

Но с 2008 года Правила были несколько трансформированы. В ряд внесенных поправок вошло и распоряжение Роструда о замене части фразы п. 35 «…печатью организации (кадровой службы)…» на «…печатью работодателя».

Отсутствие подписи сотрудника в трудовой книжке

Важно

Иными словами, суть от наименования должности не изменится, а главным выводом будет то, что руководитель имеет право вносить в ТК соответствующие записи. Иначе обстоит дело в реальности. На сегодняшний день редко где найдется руководитель, лично занимающийся вопросами трудовых книжек подчиненных. Исключение составляют лишь представители малого бизнеса.

Для выхода из сложившейся ситуации распространенным вариантом является назначение лица, несущего ответственность за всю работу с ТК путем издания соответствующего приказа, заверенного руководителем. Отметим, что работодатель вправе назначить ответственным за этот вопрос любого своего сотрудника, но чаще всего такие полномочия ложатся на плечи кадровика, бухгалтера или секретаря. Отдельно рассмотрим вариант, когда ответственный за работу с ТК сотрудник ушел на «больничный» или находится в отпуске.

Как это делать на практике? Где должна стоять подпись увольняющегося сотрудника — в самой трудовой книжке или в его личной карточке? Ответ: Очень важное нововведение, закрепленное Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Теперь при увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются не только подписью работодателя и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации, но и подписью самого работника (п.35 разд.IV Правил).Исключение составляют случаи, предусмотренные п.36 Правил: в день увольнения работник отсутствует на работе либо отказывается от получения трудовой книжки.На практике это выглядит следующим образом.

Подпись в трудовой книжке при увольнении

Отсутствие подписи сотрудника в трудовой книжке

Статья поможет разобраться, должен ли работник расписываться в трудовой книжке при увольнении, разъясняет другие важные нюансы в законодательстве.

Кто подписывает

Запись об увольнении  окончание трудовых отношений сторон. Пункт 35 Правил указывает алгоритм оформления. Когда увольняется специалист, запись заверяет руководитель, кадровик и сам работник. Кажется, что понятно, кто заверяет записи при увольнении работника. Все же возникают проблемы.

2 проблемы при оформлении трудовой книжки:

  1. Директор компании не может лично заверить каждую трудовую книжку.

Нет возможности расписаться в каждом бланке, поскольку принимается и увольняется множество специалистов. Поэтому нужно передать полномочия по заверке сведений об увольнении в трудовой книжке. Издается приказ, по которому полномочия возлагаются на специалиста кадровой службы.

  1. Ответственный сотрудник берет больничный лист.

Тогда снова пишется приказ. Там пишется, кто заверяет бланки на время болезни кадровика.

Подпись работника в трудовой книжке ставится, когда человек присутствует на работе. Роспись не ставится, когда человек на работе отсутствует или отказывается ознакомиться с записью.

Если человек увольняется из ИП, то подпись ставит сам частный предприниматель.

Передача полномочий по оформлению бланков

Приказ – это документ, который издается, чтобы возложить обязанности на сотрудника отдела кадров.

4 основных реквизитов приказа:

  • дата издания;
  • номер;
  • фамилия, отчество, имя и должность сотрудника, назначенного ответственным лицом за оформление книжек;
  • сумма прибавки к заработной плате.

Как правильно заверить запись

Правила определено, что сотрудник расписывается после  того, как сделана запись.

Традиционная схема оформления:

  • специалист кадровой службы указывает свою должность.
  • расписывается.
  • делает расшифровку. Например, пишет: Иванов А.Л.

Здесь есть один важный момент. Правила запрещают сокращать в бланке. Получается, ставить инициалы вместо полного указания имени и отчества, неправильно. Поэтому есть второй вариант заверения. Образец: Иванов Алексей Леонидович.

Возникает еще один вопрос: указывать должность специалиста или нет. Когда должностное лицо получает документ в последний рабочий день, должность указывается. Если человек уже уволился и забирает бланк, то должность не пишется.

Писать слова: «заверяю» и «ознакомлен» также не имеет смысла. Закон не устанавливает обязанности писать дополнительные слова для тех, кто подписывает трудовую книжку при увольнении.

Важно! Специалист должен расписаться не только в книжке, но и личной карточке. Личные карточки обязательно нужно вести в бумажном виде, оформление с помощью компьютера не допускается.

Итак, есть несколько вариантов, как заполнять документы. Нужно только выбрать подходящий вариант и соблюдать требования Правил и Инструкции по заполнению книжек.

Как работнику кадровой службы себя уволить

Зачастую возникает вопрос, кто ставит подпись, когда увольняется единственный работник кадровой службы. Если ответственное лицо отсутствует, то обязанности по ведению бланков перекладываются на руководителя. Правило установлено пунктом 45 Правил. Поэтому запись в документе делает директор.

Заверение печатью

Иногда возникает вопрос, какую ставить печать. Печать руководителя и кадровой службы – это разные понятия. Пункт 35 Правил устанавливает порядок делопроизводства. Используется именно печать руководителя, а не кадровой службы.

Закон не обязывает общество иметь печать, поэтому в некоторых компаниях она отсутствует. Если штампа нет, то достаточно подписи руководителя, чтобы заверить запись.

Так же подпись может ставить человек, уполномоченный заверять трудовые книжки.

Если печать есть, то нужно правильно поставить оттиск.

7 основных правил, как поставить печать:

  • ставить аккуратно;
  • не закрывать соседние записи и росписи других лиц;
  • оставлять заметными реквизиты документов;
  • печать должна немного закрывать название должности увольняемого человека;
  • оставить открытой дату прекращения трудовых отношений, когда ставится печать;
  • ставить печать четко, чтобы хорошо читалось название организации;
  • можно занимать печатью нижние строки.

Если кадровик поставит печать отдела кадров, это будет считаться серьезным нарушением.

В каких документах ставится подпись при расторжении контракта

Специалист должен поставить свой автограф не только в книжке. Подписаться нужно и в других документах.

5 документов, где ставится роспись:

  • личная карточка;
  • книга движения книжек;
  • трудовая книжка;
  • приказ.

Поэтому кадровик проводит серьезную работу и подготавливает перечисленные документы для каждого случая.

Нюансы оформления

Кадровое делопроизводство ведется стандартным образом. Но возникают ситуации, которые требуют отдельного решения.

Таблица с вопросами по кадровому делопроизводству

ВопросРешение
Увольняется сотрудник, у которого книжка ведется на двух языках. Как проводится заверка записей в этом случае?В этом случае требуется писать об увольнении также на двух языках. Заверка нужна для обоих текстов.
Сотрудница ушла в отпуск с последующим увольнением. Теперь отказывается приезжать в офис и забирать книжку. Можно ли направить документ почтой?Документ можно отправить почтой только в одном случае: специалист дал на это свое согласие. Если согласия нет, требуется направить письменное извещение с просьбой самостоятельно забрать документ.
Нужно ли писать «ознакомлен» при заверке записи об увольнении?Закон не устанавливает обязанности писать «ознакомлен», поэтому делать это необязательно. Но если написать «ознакомлен», это не будет большой ошибкой.
Бизнесмен открыл ИП, нанял много работников. Должен ли предприниматель самостоятельно вести книжки сотрудников?Предприниматель должен самостоятельно вести бланки. Можно также назначить ответственное лицо. Издается приказ о передаче полномочий кадровику, секретарю или бухгалтеру. Прядок установлен пунктом 45 Правил.

Любой кадровый вопрос нужно решать, руководствуясь нормами Трудового кодекса, Правилами и Инструкцией.

Решение спорных ситуаций

Если все идет в порядке, работник без проблем поставит свой автограф при увольнении. Совсем другая ситуация, когда человек уходит со скандалом и отказывается заверять документ.

Работодателю нужно обезопасить себя от шантажа, решить вопрос: должен ли работник обязательно расписываться в трудовой книжке при увольнении. Руководство к действию закрепляется статьей 193 Трудового кодекса.

Акт должны подписать два, а еще лучше три работника, желательно не связанных должностными обязанностями с уволенным специалистом.

Акт обязательно нужно оформить или придется платить штрафы. Отсутствие автографа уволенного работника – это серьезное нарушение.

Требования трудового законодательства нужно неукоснительно соблюдать, чтобы избежать санкций. Наказание установлено статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Нарушитель платит штрафы. Руководитель рискует получить штраф до пяти тысяч рублей. На компанию налагается взыскание размером от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Штрафы растут, если обнаружатся повторные нарушения.

Ошибки при оформлении

Зачастую допускаются нарушения в кадровой работе. Бывают, как мелкие недочеты, так и крупные нарушения, за которые предусмотрены штрафы.
7 примеров ошибок при оформлении записей

  1. Не указываются инициалы сотрудника.

Например, пишут: Кузнецов вместо Кузнецов А.К.

  1. Добавляются лишние записи.

Например кадровик подтверждает и без того известный факт словами: «с записью ознакомлен». Достаточно простой подписи. Автограф работника является заверкой.

  1. Подпись вообще не расшифровывается.

Это, действительно, проблема. Ведь у некоторых людей настолько непонятная роспись, что сложно сказать, кому она принадлежит. Поэтому расшифровка делается обязательно.

  1. Ставится печать кадровой службы. Штамп кадровой службы ставить нельзя, документ заверяется только подписью руководителя.
  2. Размашисто ставят печать.

Пользоваться печатью нужно аккуратно. Должны читаться подписи, реквизиты приказа.

  1. Секретарь заполняет кадровые документы, а приказ о передаче полномочий отсутствует.

Обязательно нужен приказ. Если приказ отсутствует, то документы должен заполнять руководитель или частный предприниматель.

  1. Забывают указать должность специалиста.

Должность указать нужно, поскольку документ отдается в последний рабочий день. Значит, специалист все еще выполняет свои обязанности, и должность требуется указывать.

Сложно полностью указать должность, если она слишком длинная. Тогда лучше написать ˗ работник вместо полного указания должности. Требования закона будут соблюдены, ведь текст, сделанный в бланке, должен заверять руководитель и сам работник.

Резюме

  1. Книжки должен вести руководитель компании.
  2. Полномочия можно делегировать секретарю или кадровику. Для этого нужно оформить приказ.
  3. Лишние слова рядом с подписью работника, сделанной в трудовой писать не нужно. Достаточно росписи специалиста.
  4. Если название должности длинное, можно заменить ее словом работник.
  5. Правила нужно соблюдать строго, в противном случае придется платить штрафы.
  6. Специалист ставит подпись после кадровика. Пропускать графы нельзя.
  7. Работник должен поставить свой автограф не только в трудовой книжке, но и других документах. Подписью заверяется личная карточка, книга движения трудовых книжек и приказ.
Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.