+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Обязанности отдела закупок

Должностная инструкция руководителя отдела закупок

Обязанности отдела закупок

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия]Утверждаю[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждатьдолжностную инструкцию][число, месяц, год]М. П.

Должностная инструкция руководителя отдела закупок [наименование организации]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.1. Руководитель отдела закупок [наименование организации] относится к категории руководителей и подчиняется непосредственно [вписать нужное] или лицу его замещающему, выполняет поручения генерального директора [наименование организации].

1.2. На должность руководителя отдела закупок назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в области закупок не менее [значение] лет.

1.3. Назначение на должность руководителя отдела закупок и освобождение от нее производится приказом генерального директора [наименование организации] по представлению [вписать нужное].

1.4. Руководитель отдела закупок должен знать:

– основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность [наименование организации];

– сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере;

– требования к качеству товаров;

– оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента [наименование организации], в том числе, цены основных производителей, поставщиков, а также организаций-конкурентов;

– методы и порядок закупок;

– порядок заключения договоров с поставщиками и контроль за их выполнением;

– порядок расчетов по договорам;

– организацию работы складского хозяйства [наименование организации], методы планирования, контроля и управления складским запасом;

– базу данных, а также иные программные средства, используемые организацией для обеспечения торгового процесса;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.5. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие задачи:

– организация и личное руководство закупками товара по всему товарному ассортименту [указать наименование организации];

– формирование ассортимента, определение объемов закупок и участие в ценообразовании;

– обеспечение максимальной конкурентоспособности цен и условий на закупаемую продукцию.

2. Должностные обязанности

2.1. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие должностные обязанности:

– руководство работой отдела закупок, распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы;

– определение порядка и процедуры закупки продуктов питания, критерий и норм проведения сделок по закупке, определение и согласование порядка расчетов с поставщиками;

– контроль состояния складских запасов по всем ассортиментным группам;

– проведение оптимизации закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов;

– проведение регулярного анализа статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, определение прибыльных, малоприбыльных и убыточных групп товаров, обеспечение корректировки закупочной политики по результатам такого анализа;

– проверка количества и качества внутренних поставок;

– осуществление своевременного отбора поставщиков;

– организация и проведение тендеров, анализ тендерной документации;

– участие в переговорах с функциональными подразделениями с целью достижения наиболее лучших цен и снижения стоимости во время закупок и поставок;

– оценка качества и эффективности существующих поставщиков и провайдеров;

– управление эффективностью стоимости путем выбора наиболее подходящих поставщиков;

– мониторинг рынка закупаемых компанией товаров и услуг;

– составление рекомендаций по выбору и замене поставщиков;

– статистика по товарным группам и отдельным товарным позициям;

– анализ склада, планирование темпа закупок;

– ведение переговоров, подготовка и заключение договоров с поставщиками и клиентами;

– принятие решений о необходимых изменениях условий работы с поставщиками, достижение оптимальных условий поставок;

– контроль процесса бюджетирования закупок, ценообразования, внешней логистики;

– организация взаимодействия отдела закупки с другими отделами [указать наименование организации];

– контроль менеджеров по закупкам (соответствие цен закупок рыночной ситуации);

– распределение обязанностей за определенные группы товаров среди менеджеров отдела;

– осуществление руководства подчиненными сотрудниками

3. Права

3.1. Руководитель отдела закупок имеет право:

– действовать от имени [указать наименование организации], представлять интересы организации во взаимоотношениях с иными организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок;

– знакомиться с проектами решений руководства [указать наименование организации], касающимися закупок и сбыта продукции;

– вносить предложения руководству [указать наименование организации] по улучшению деятельности отдела закупок;

– осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений [указать наименование организации];

– запрашивать лично или по поручению руководства организации у руководителей подразделений и специалистов необходимую информацию и документы для выполнения поставленных задач;

– подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

– принимать участие в переговорах с представителями предприятий и организаций по вопросам, связанным с выполнением функциональных обязанностей;

– устанавливать должностные обязанности для подчиненных ему работников;

– вносить предложения руководству [указать наименование организации] по совершенствованию работы отдела закупок и взаимодействия его с подразделениями;

– вносить на рассмотрение руководству [указать наименование организации] представления о назначении, перемещении и увольнении работников отдела закупок, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;

– повышать свою квалификацию.

4. Ответственность

4.1. Руководитель отдела закупок несет ответственность за:

– неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации;

– совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

– причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель кадровой службы

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Согласовано:

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Цели и обязанности отдела закупок

Обязанности отдела закупок

Зачем нужен отдел закупок? В каждой организации этот отдел представлен в том или ином виде. И его работа напрямую влияет на эффективность всей организации в целом. Рассмотрим более подробно, как именно влияет работа отдела на результаты организации.

Цели отдела

Отдел закупок – это отдел, специализирующийся на приобретении товаров у поставщиком на максимально выгодных для компании условиях.

Работа отдела имеет прямое влияние на всю деятельность компании. На ассортимент, на продажи, наполненность складов, наличие необходимого товара, эффективное использование оборотных средств.

Цели отдела закупок могут ранжироваться в зависимости от глобальных целей компании, но общий список часто выглядит примерно так:

  • определять потребность компании в том или ином товаре;
  • приобретать товары по максимально выгодной цене;
  • способствовать высокой оборачиваемости товара;
  • создавать условия для получения товара в поставленные сроки;
  • оценивать качество товара и закупать наиболее высококачественный;
  • поддерживать отношения с поставщиком или поставщиками;
  • эффективно взаимодействовать с остальными отделами компании;
  • эффективно вести учет приобретаемых товаров;
  • следить за товарооборотом, извлекая максимальную выгоду для компании.

Основные функции

В разных организациях функции отдела закупок могут существенно отличаться друг от друга. Но все же есть функции и обязанности, которые будут характеризовать отдел почти каждой компании:

  • мониторинг рынка поставщиков;
  • контроль наличия товара на складе;
  • своевременное пополнение ассортимента;
  • поиск лучших поставщиков и цен;
  • переговоры с поставщиками;
  • контроль доставки и грузоперевозок товара;
  • прием товара;
  • контроль качества закупленного товара;
  • при необходимости составление рекламаций.

Дополнительные функции отдела закупок, которые могут иметь место в организации или нет – в зависимости от ее специфики и структуры:

  • управление ассортиментом;
  • сбор информации о конкурентах;
  • привлечение поставщиков к организации сбыта продукции.

Структура

Структура отдела закупок выстраивается в зависимости от:

  • размера организации;
  • отрасли;
  • количества ассортиментных единиц в товарообороте;
  • количества поставщиков;
  • их географического положения.

В зависимости от типа организации отдел закупок может управляться централизованно или регионально.

Как правило, это матричная структура, состоящая из начальника (руководителя, директора) отдела закупок и менеджеров (специалистов) по закупкам.

Среднее количество товарных единиц или категорий на одного менеджера около 7, но оно может варьироваться в зависимости от объема производства или товарооборота.

Обязанности отдела и его сотрудников

Для эффективной работы отдела закупок необходимо четкое распределение обязанностей отдела закупок между его сотрудниками.

Основной обязанностью руководителя отдела является обеспечение непрерывности и стабильности поставок необходимого товара путем оптимизации работы отдела и координации деятельности сотрудников.

Также руководитель по закупкам должен иметь представление о всех заключенных договорах и категориях, чтобы организовать и продолжить эффективную работу отдела даже при отсутствии кого-либо из сотрудников.

В обязанности менеджеров по закупкам или рядовых специалистов отдела входит организация поставок товара, отслеживание грузоперевозок, контроль оплаты закупленных партий, планирование закупок.

Эффективной будет модель, где каждый закупщик имеет свою зону ответственности, состоящую из списка артикулов или товарных категорий.

Требования к сотрудникам

Учитывая обязанности сотрудников и функции отдела, можно составить список требований к идеальному кандидату на должность закупщика.

Сотрудники отдела закупок соответственно должны обладать следующими навыками, знаниями и личными качествами:

  • Способность к анализу информации. Выбор поставщика должен основываться на многих критериях. Это и лучшая цена, и географическое преимущество, и выстроенность логистики компании поставщика и вашей организации.
  • Знания принципов ценообразования.
  • Знания правовых основ закупок.
  • Умение составлять и заключать договоры.
  • Умение вести переговоры. Иногда очень важно составить индивидуальные условия с поставщиком для своей компании. Снижение цены у поставщика или использование ресурсов поставщика для проведения рекламных акций, обучения своего персонала специфике товара, рассрочка на товар и системы постоплаты — все это может послужить хорошим конкурентным преимуществом среди аналогичных компаний.
  • Умение поддерживать деловые отношения.
  • Умение планировать свою деятельность.

Мотивация закупщиков и руководителя по закупкам

Система мотивации отдела закупок должна строиться таким образом, чтобы сотрудник работал с максимальной отдачей. Но при этом не должно выдвигаться противоречивых требований и требований, превышающих возможности сотрудника.

Для внедрения системы ежемесячной мотивации необходимо:

  • Создать модель ключевых показателей эффективности отдела. Это такие показатели, как выполнение плана закупок, коэффициент оборачиваемости, прибыльность продаж товара, наличие и отсутствие лежалого товара.
  • Создать модель ключевых показателей эффективности каждого сотрудника на основании таких критериев, как дельта цен организации, в сравнении с конкурентами, наличие необходимого товара, качество приобретенного товара, запуск новых брендов, индивидуальные условия поставщиков и другое.
  • На основании модели КПИ рассчитывается премия. Причем эффективно будет выплачивать премию, состоящую из двух частей: премия по показателям отдела и премия по личному выполнению планов.

При этом каждый критерий KPI должен обладать такими свойствами, как:

  • измеримость;
  • прозрачность;
  • плановый критерий должен быть создан с учетом тенденций рынка.

То есть закупщик может при желании самостоятельно рассчитать размер своей премии.

Премия руководителя отдела может строиться из показателей всего отдела, а также включать в себя показатели эффективности каждого сотрудника по отдельности.

При этом премиальная часть рядового сотрудника отдела закупок должна составлять около 50% от всей зарплаты, а премия руководителя отдела – около 30-40%. Остальное – оклад, потому что не все показатели эффективности отдела можно привязать к деятельности определенного сотрудника.

Входят ли продажи в зону ответственности закупщика

В расчетах КПИ отдела закупок можно использовать такой критерий, как оборачиваемость приобретенных товаров – соотношения продаж к ее активам.

Вроде как закупщик должен заниматься только покупкой товара, но все же качество приобретенного товара, его ценовая привлекательность для конечного потребителя или клиента компании существенно влияет и на выполнение плана продаж.

Поэтому количество и качество продаж наполовину зависит от грамотно проведенных закупок.

Место отдела закупок в структуре организации

Задачи, которые решаются отделом закупок, в соответствии с современными тенденциями маркетинга, должны решаться в таком порядке:

  • Сначала строится стратегия сбыта (готового продукта либо приобретенного товара).
  • Затем, если отдел закупок на предприятии, решается вопрос стратегии производства.
  • И только потом разрабатывается стратегия закупок необходимого товара, сырья или комплектующих.

Руководитель отдела закупок часто находится в прямом подчинении у генерального руководителя компании.

Также должна быть налажена эффективная коммуникация отдела снабжения с отделом маркетинга и продаж. Без этого много усилий по созданию отдела закупок, улучшению его структуры и мотивации останутся без должного результата.

Если в холдинг или организацию внедрена система категорийного менеджмента, то закупщик должен работать в связке с категорийным менеджером. При этом необходимо разграничить зону ответственности каждого специалиста, чтобы система мотивации оставалась прозрачной и понятной каждому.

Должностные обязанности

2.1. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие должностные обязанности:

– руководство работой отдела закупок, распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы;

– определение порядка и процедуры закупки продуктов питания, критерий и норм проведения сделок по закупке, определение и согласование порядка расчетов с поставщиками;

– контроль состояния складских запасов по всем ассортиментным группам;

– проведение оптимизации закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов;

– проведение регулярного анализа статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, определение прибыльных, малоприбыльных и убыточных групп товаров, обеспечение корректировки закупочной политики по результатам такого анализа;

– проверка количества и качества внутренних поставок;

– осуществление своевременного отбора поставщиков;

– организация и проведение тендеров, анализ тендерной документации;

– участие в переговорах с функциональными подразделениями с целью достижения наиболее лучших цен и снижения стоимости во время закупок и поставок;

– оценка качества и эффективности существующих поставщиков и провайдеров;

– управление эффективностью стоимости путем выбора наиболее подходящих поставщиков;

– мониторинг рынка закупаемых компанией товаров и услуг;

– составление рекомендаций по выбору и замене поставщиков;

– статистика по товарным группам и отдельным товарным позициям;

– анализ склада, планирование темпа закупок;

– ведение переговоров, подготовка и заключение договоров с поставщиками и клиентами;

– принятие решений о необходимых изменениях условий работы с поставщиками, достижение оптимальных условий поставок;

– контроль процесса бюджетирования закупок, ценообразования, внешней логистики;

– организация взаимодействия отдела закупки с другими отделами [указать наименование организации];

– контроль менеджеров по закупкам (соответствие цен закупок рыночной ситуации);

– распределение обязанностей за определенные группы товаров среди менеджеров отдела;

– осуществление руководства подчиненными сотрудниками

Права

3.1. Руководитель отдела закупок имеет право:

– действовать от имени [указать наименование организации], представлять интересы организации во взаимоотношениях с иными организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок;

– знакомиться с проектами решений руководства [указать наименование организации], касающимися закупок и сбыта продукции;

– вносить предложения руководству [указать наименование организации] по улучшению деятельности отдела закупок;

– осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений [указать наименование организации];

– запрашивать лично или по поручению руководства организации у руководителей подразделений и специалистов необходимую информацию и документы для выполнения поставленных задач;

– подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

– принимать участие в переговорах с представителями предприятий и организаций по вопросам, связанным с выполнением функциональных обязанностей;

– устанавливать должностные обязанности для подчиненных ему работников;

– вносить предложения руководству [указать наименование организации] по совершенствованию работы отдела закупок и взаимодействия его с подразделениями;

– вносить на рассмотрение руководству [указать наименование организации] представления о назначении, перемещении и увольнении работников отдела закупок, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;

– повышать свою квалификацию.

Ответственность

4.1. Руководитель отдела закупок несет ответственность за:

– неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации;

– совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

– причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Общий каталог описания должностей тут:  Список типовых должностей!

КА “Кадровый метод” – это современное кадровое агентство в Москве по быстрому и эффективному поиску, подбору персонала. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала.

Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейный персонала, бухгалтеров, врачей, стилистов, …
Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице.

На странице “Акции” Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты ДИ.

Если Вам интересен запрос ищу работников, то мы Вам подберем персонал, а соискателям поможем найти работу! Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки.

Для Вашего удобства мы создали раздел “Подбор персонала по профессиям” в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажам, менеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел “Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям”
Для соискателей созданы 3 полезных раздела, а именно “Как составить резюме”, “Советы соискателю” и “Открытые вакансии”. Соискателю станет найти работу проще! Наши советы соискателям работы помогают найти работу, если прочитать внимательно все статьи! Подписка на рассылку наших новых вакансий на странице “Подписка на новые вакансии”

Обязанности отдела снабжения и его функции |

Обязанности отдела закупок

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Каковы функции и обязанности отдела снабжения?
  • Какова структура отдела снабжения?
  • Как оптимизировать работу отдела снабжения?

Если компания занимается торговлей, то в ее штате обязательно есть сотрудники, отвечающие за закупки.

В крупных холдингах эту функцию выполняет большое количество людей, а в маленьких фирмах, имеющих дело в основном с розницей, она возлагается на одного специалиста.

Независимо от размера компании, обязанности отдела снабжения должны быть четко прописаны. Иначе пострадает эффективность подразделения.

Функции и обязанности отдела снабжения

Основная обязанность отдела снабжения – это поддерживать достаточный запас материалов в организации. Сотрудники подразделения:

  • Определяют, какие нужны ресурсы и в какой срок.
  • Отвечают за хранение и выдачу материалов со склада.
  • Контролируют расход. Ресурсы должны использоваться по назначению и тратиться только в интересах компании.
  • Содействуют экономии материалов.

Специалисты отдела снабжения изучают потребности предприятия в ресурсах, ищут поставщиков, с которыми будут сотрудничать, анализируют цены на нужную продукцию и услуги посредников, выбирают самый выгодный вариант транспортировки, а также оптимизируют запасы, учитывая сокращение транспортно-заготовительных и складских издержек.

Обязанности подразделения:

  • Формирование номенклатуры материалов, необходимых компании для производства продукции.
  • Планирование поставок на месяц, квартал, год.
  • Участие в ярмарках, выставках и прочих мероприятиях с целью изучения рынка поставщиков нужных материалов.
  • Выбор партнера с учетом оптимального варианта доставки продукции.
  • Заключение договоров на поставку материальных ресурсов и контроль над их исполнением.
  • Приемка поступивших материалов в соответствии с действующими документами – Положением о поставках и Инструкциями П-6 и П-7.
  • Грамотное размещение привезенных ресурсов на складе компании с учетом внутренней логистики.
  • Контроль расхода определенных материалов в производстве, а также разработка нормативов потребления.
  • Инициатива по замене дорогих ресурсов на более дешевые, но без ухудшения качества продукции, производимой предприятием.
  • Организация мероприятий по составлению и внедрению стандартов фирмы в части материального обеспечения.

Начальник отдела снабжения отвечает за надлежащее выполнение перечисленных обязанностей и подчиняется коммерческому директору.

Структура отдела снабжения

Структура отдела снабжения формируется, исходя из следующих факторов:

  1. Масштабы компании.
  2. Тип производства.
  3. Отрасль, к которой относится предприятие.
  4. Объемы и ассортимент материальных ресурсов, необходимых организации для производства своей продукции.
  5. Количество поставщиков и их географическое положение.
  6. Объемы и ассортимент производимой продукции.

От этих факторов зависит, из каких отделов будет состоять снабженческая служба, а также количество сотрудников и их функции. При формировании подразделения можно опираться на опыт аналогичных компаний, чтобы свои обязанности специалисты выполняли максимально эффективно.

При организации отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности: в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются поставками материалов.

В основном структура данной службы зависит от размера предприятия. В мелких, средних и крупных организациях обязанности отдела снабжения отличаются.

Крупным компаниям не обойтись без сотрудников, отвечающих за логистику и закупки. Они тесно взаимодействуют с другими подразделениями, входящими в снабженческую службу.

Средним предприятиям требуются отделы закупок, логистики и материально-технического обеспечения.

В малых фирмах снабжением руководит директор или его заместитель. Особенно это характерно для непроизводственных организаций. В маленьких компаниях обычно отдел снабжения не выделяется, но он может сформироваться при увеличении предприятия. Новое подразделение отвечает за материальные запасы, их доставку и складирование.

Ниже перечислены основные типы организационных структур снабженческой службы:

1.Функциональная структура включает следующие отделы:

  • отдел закупок;
  • транспортный;
  • планово-диспетчерский отдел;
  • группа таможенного оформления грузов;
  • складское хозяйство.

Элементы функциональной структуры присутствуют в остальных типах организационных структур службы снабжения.

Отсутствует отдел логистики. Это свойственно средним предприятиям. В обязанности планово-диспетчерского отдела входит планирование закупок и выполнение плана снабжения. В службу МТС в маленьких компаниях обычно включают отделы транспорта, закупок и склад.

2.Товарная структура

Товарная структура характерна для крупных оптовых и производственных торговых предприятий. Подразделения в службе снабжения формируются, если в компании закупается большое количество разнообразных материалов. Они отвечают за обеспечение фирмы определенными ресурсами. Каждое товарное подразделение работает с конкретным материалом.

Здесь выделяются группа таможенного оформления и планово-диспетчерская служба. Первая оформляет таможенные документы, необходимые для прохождения материалов, закупаемых за границей, через таможню. Вторая группа составляет план снабжения, контролирует и регулирует его надлежащее исполнение.

3. Рыночная структура

Если компания закупает ресурсы на разных рынках или в разных странах, то в обязанности отдела снабжения входит работа с поставщиками данных рынков/стран. Сотрудникам региональных подразделений для качественного выполнения своих обязанностей требуется знать специфику этих точек и нормы законодательства.

4. Матричная структура

Если предприятие одновременно занимается несколькими проектами или выпускает разные виды продукции, то необходимо формировать матричную структуру снабженческой службы. Для производства каждого продукта и реализации каждого проекта выделяется свой отдел закупок.

Если руководство решило сформировать службу логистики, то транспортное, диспетчерское подразделения, а также склады и отделы таможенного оформления включаются в состав нового департамента.

В крупных компаниях у цехов есть свои отделы снабжения, в обязанности которых входит планирование.

Также в структуре этого подразделения выделяются сотрудники, занимающиеся снабжением материальными ресурсами участков и цехов.

У таких служб есть свои склады, которые могут пополняться материалами со складов отдела снабжения.

В крупных компаниях в их составе выделяется подразделение внешней кооперации, обеспечивающее организацию полуфабрикатами и комплектующими. Такие отделы формируются на основе функционального или товарного признака.

Оптимизация работы отдела снабжения

Около 65 % заданий не выполняются из-за ошибок в оперативном планировании. Планируйте на короткий срок и экономьте средства, приобретая столько ресурсов, сколько нужно прямо сейчас. В кризисные периоды закупайтесь так, чтобы не было запасов.

Планирование без запасов избавит сотрудников от необходимости управлять ими. Для этого нужно наладить закупки в срок.

Заявки следует использовать до пятнадцатого числа текущего месяца, а в шестнадцатый день готовится отчет о материалах, которые поступят в следующем периоде.

Если нужные ресурсы доставляются более одного месяца, для них составляется свой перечень со сроком исполнения заказов. В обязанности отдела снабжения входит обеспечение поставки материалов в сроки, указанные в перечне.

Сотрудники подразделения должны пользоваться известными инструментами анализа и прогнозирования, среди которых АВС-анализ и АВСXYZ-анализ. Суть первого заключается в том, что ситуацию можно контролировать на 80 %, если обеспечить контроль над 20 % доминирующих субъектов. АВСXYZ-анализ актуален только для непроизводственных компаний.

Все товары делятся на девять групп, для каждой из которых определяются подходящие варианты. Лучше лично контролировать дорогие и востребованные материалы, а ресурсы, которые просто занимают место на складе, заказывать больше не стоит.

  • Выстроить отношения с поставщиками.

Ведите мониторинг. В обязанности отдела снабжения входит отслеживание предложений на рынке. Чтобы покупать материалы по выгодным ценам, периодически нужно проводить мониторинг акций поставщиков.

Компании невыгодно работать с одними и теми же партнерами из-за знакомства или личных интересов менеджера по закупкам. Безусловно, бывают долгосрочные контракты, которые нельзя нарушать.

Но если поставщик резко поднял цену или доставил заказ с опозданием, то соглашение с ним можно расторгнуть. Требуйте снижения прайса.

В период кризиса клиент может отказываться от сделки и просить у поставщика скидку на материалы. Если в данный момент вам нечем рассчитаться с партнером, попробуйте договориться с ним, например, о распределении платежей. Предложите своим поставщикам график погашения задолженности и детали сотрудничества, которые удобны для вас.

Обратите внимание на возможности партнерства. Ищите выгодные для себя поставки и выстраивайте отношения с долгосрочными преимуществами. Большинство снабженцев готово уступать клиентам во многих вопросах, в том числе в адаптации материалов под ваши задачи.

Должностная инструкция менеджера по закупкам

Обязанности отдела закупок

На первый взгляд кажется, что обязанности менеджера по закупкам очевидны — снабжение организации нужными товарами и продукцией для собственного функционирования или для перепродажи. Действительно, ни одну торговую компанию нельзя представить без специалистов, работающих над поиском поставщиков.

Сотрудник, умеющий определять, какие товары будут пользоваться максимальным спросом в ближайшее время и умеющий найти лучшего из поставщика, незаменим и востребован в бизнесе.

Рассказываем, чем занимаются менеджеры по закупкам на рабочем месте, какие требования предъявляют к ним работодатели, а также предлагаем скачать типовую должностную инструкцию.

Профессия менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам — это специалист, который занимается снабжением организации продукцией, необходимой ей для ведения деятельности или для перепродажи.

Представьте большую компанию с тысячей сотрудников: один только документооборот потребует определённого количества бумаги, канцелярских принадлежностей и офисной техники. Кто-то должен это закупать, притом по выгодным для компании ценам. Другой пример — супермаркет с продуктами и бытовыми товарами.

Необходимо формировать разнообразный ассортимент из нескольких тысяч позиций, каждая из которых в конечном итоге должна обрести своего покупателя. Снабжение организации и есть главная задача менеджера по закупкам.

Следует осознавать, что в разных организациях функции таких менеджеров будут существенно отличаться. В некоторых компаниях есть готовый перечень продукции, которую необходимо купить по самой низкой стоимости.

В других фирмах от менеджеров требуют самостоятельно определять позиции — категории и параметры товаров, производителей — и закупать их по приемлемой цене.

Что именно будет делать менеджер по закупкам на рабочем месте, напрямую зависит от его работодателя.

Менеджер по закупкам отвечает за снабжение организации или торговой точки

Эту профессию не стоит путать со специалистом в системе государственных закупок по 44-ФЗ — их обычно называют контрактными управляющими — данные сотрудники решают совсем другие задачи.

Анализ порталов для поиска работы показывает, что средняя зарплата менеджера по закупкам в регионах России редко превышает 35 тысяч рублей, в Москве чуть больше — около 70 тысяч рублей.

Менеджер по закупкам часть рабочего времени проводит в офисе, изучая условия разных поставщиков, разрабатывая договоры, отчёты и анализируя успех разных категорий товаров. Другая часть обязанностей выполняется вне офиса — переговоры, встречи, оценка качества продукции на складах. В некоторых организациях закупщики довольно часто ездят в командировки.

Функциональные обязанности менеджера

задача менеджера отдела закупок — снабжение организации или торговой точки необходимыми для успешной работы товарами. Из этого следует перечень обязанностей, которые данный специалист исполняет на рабочем месте.

Функциональные обязанности менеджера по закупкам:

  • работа по снабжению компании или торговых точек необходимой продукцией;
  • составление ассортимента магазина или торговой сети;
  • выполнение плановых показателей по обороту товаров внутри торговой сети;
  • взаимодействие с поставщиками — поиск, переговоры, определение условий сотрудничества;
  • обработка входящих заявок от поставщиков, определение перспектив работы с ними;
  • отправление заявок потенциальным партнёрам;
  • обеспечение документального сопровождения всех сделок (подготовка проектов контрактов);
  • разработка мер по снижению товарного остатка (совместно с маркетологами);
  • анализ оборота товаров в торговых точках;
  • определение продукции, реализация которой бесперспективна, выведение её из оборота;
  • разработка и реализация мер обеспечения постоянного наличия товаров повышенного спроса, недопущение их дефицита;
  • предоставление структурным подразделением необходимой информации о продукции;
  • подготовка планов закупок.

Иногда в обязанности этого специалиста включают логистику:

  • планирование и контроль логистики продукции;
  • разработка и обеспечение наиболее оптимального, компактного размещения товаров на складах;
  • работа с таможенными документами;
  • планирование норм остатков на складах.

Менеджер по закупкам и логистике имеет чуть больше обязанностей, чем обычный закупщик.

В его функции входит не только поиск и закупка необходимой продукции, но и обеспечение её безопасной доставки, хранение на складе или размещение в торговой точке. При этом зарплата отличается не существенно.

Итоговый список обязанностей сотруднику предоставит работодатель. Они должны быть зафиксированы документально — образец должностной инструкции смотрите ниже.

Обязанности менеджеров по снабжению в разных компаниях могут существенно отличаться

Требования к закупщику

Какие требования предъявляют работодатели к менеджерам по снабжению? Единый перечень сформулировать невозможно, потому что в разных организациях представления о том, что должен знать и уметь закупщик очень отличаются. Все требования можно разделить на 2 группы: базовые и специальные. Базовые — это те, которые необходимы большинству работодателей. Специальные — те, которые важны только некоторым.

Базовые требования к менеджерам по закупкам:

  • высшее образование по экономической специальности;
  • коммуникабельность, умение вести переговоры, знание норм делового этикета;
  • аналитический склад ума;
  • хорошая память;
  • уверенный пользователь ПК — Word, Excel, 1C;
  • знание делопроизводства, умение работать с документами, готовить заявки и проекты контрактов;
  • знания в области ценообразования и себестоимости;
  • многозадачность;
  • внимательность и аккуратность;
  • целеустремленность, стремление работать на результат;
  • опыт в сфере закупок (как преимущество).

Специальные требования:

  • знание определённой категории продукции — продуктов питания, строительных материалов, бытовой техники и т. д.;
  • профильное образование — медицинское, строительное, химическое и т. д. — для специализированных закупок;
  • английский язык от Intermediate и выше;
  • готовность к командировкам.

Полный список самых важных требований всегда публикуется вместе с вакансией и обсуждается на собеседовании.

Типовая должностная инструкция менеджера по закупкам

Должностная инструкция менеджера по закупкам — это такой же важный документ, как трудовой договор. В нём конкретизируются все требования работодателя к специалисту: что он должен знать, делать, на что имеет право и за что несёт ответственность. Включает 4 тематических разделах, проанализируем кратко каждый из них.

В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» описывают, как менеджер назначается на должность и кто является его непосредственным начальником. Фиксируется, кто исполняет его обязанности в случае отсутствия. Важное значение имеет список того, что закупщик должен знать:

  • гражданское законодательство;
  • локальные нормативные акты, приказы руководства и регламенты работы;
  • требования к документам и отчётности;
  • ассортимент и характеристики товаров, необходимых организации;
  • порядок заключения договоров с контрагентами;
  • порядок приёма и передачи материальных ценностей;
  • принципы ценообразования;
  • нормы делового общения.

Принципиально важный раздел «Должностные обязанности» обозначает все функции, которые будет выполнять менеджер на рабочем месте. Их подробный список есть в разделе выше. Чем точнее работодатель (сотрудник отдела кадров или руководитель организации) опишут, что именно необходимо делать закупщику, тем быстрее он вникнет в работу, а стороны придут к взаимопониманию.

Менеджеры обеспечивают весь цикл снабжения: от поиска поставщиков до доставки товаров на склады

В разделе «Права» обозначается, какими правами наделяет менеджера отдела закупок его работодатель. Речь идёт не о стандартных правах из Трудового кодекса — 28 дней отпуска, компенсация листов нетрудоспособности — а о тех, которые сотрудник получает для выполнения должностных обязанностей:

  • принимать решения в рамках своей компетенции;
  • представлять интересы организации в переговорах с контрагентами;
  • подписывать заявки и договоры с поставщиками по доверенности;
  • своевременно знакомиться с решениями руководства, нормативными актами и их проектами относительно своей деятельности;
  • предлагать меры по совершенствованию своей работы и функционирования отдела снабжения в целом;
  • требовать от руководства создания комфортного рабочего места.

Раздел «Ответственность» уточняет, за что менеджер закупок отвечает перед работодателем:

  • результаты действий и принятые решения;
  • соблюдение законодательства и внутренних регламентов;
  • выполнение поставленных задач и планов;
  • соблюдение деловой этики внутри компании и при взаимодействии с деловыми партнёрами;
  • неразглашение коммерческой тайны;
  • соблюдение трудовой дисциплины;
  • добросовестное исполнение служебных обязанностей;
  • своевременное информирование руководства о непреодолимых трудностях, возникших по ходу работы.

Скачать: Должностная инструкция менеджера по закупкам

Заключение

Менеджер по закупкам обеспечивает снабжение организации или торговой точки необходимыми товарами для обеспечения собственной деятельности или перепродажи. Это важное звено в любой компании, без которого невозможно организовать полноценную и бесперебойную работу.

Обязанности таких сотрудников в разных фирмах могут существенно отличаться, поэтому важно конкретизировать их в должностной инструкции.

Что касается требований к специалистам отдела закупок, но они включают знание законодательства, документооборота, делового этикета, а также коммуникабельность и целеустремлённость.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.